Teszt: Kipróbáltuk az internetes közös képviselőt!

Személy szerint nem egyszer gyűlt már meg a bajom a közös képviselőkkel, akik egy része – és mély tisztelet a kivételeknek – egy gyorstalpaló okj-s tanfolyamot követően rendelkezik évi több tízmillió forint és ez által több száz, több ezer ember sorsa felett. Ezzel persze nem is lenne baj akkor, ha a kellő matematikai, pénzügyi, épületgépészeti és kommunikációs kompetenciákkal rendelkezne valamennyiük, de sajnos a tapasztalat azt mutatja: 10-ből jó, ha 3 megbízható jó szakember, aki kellő tudással és tapasztalattal kezeli társasházunk és pénzünk sorsát.

Az általunk kipróbált EHáz persze nem egy varázspálca, de óriási segítséget jelenthet a közös képviselőknek, társasházkezelőknek abban, hogy kommunikációs és pénzügyi szempontból nemcsak kategóriákkal jobban és hatékonyabban működjenek, hanem szolgáltatásukat professzionálisan kínálják a lakók számára.

Bárhonnan, bármikor

Az EHáz ugyanakkor nem egy hagyományos értelemben vett program, hanem egy internetes rendszer, amibe mind a közös képviselő, mind a lakók bárhonnan, bármikor, bármilyen eszközzel be tudnak lépni. Legyen az az otthoni, vagy az irodai számítógép, egy okostelefon, vagy egy tablet, az EHázba a www.ehaz.hu oldalon keresztül begépelve email címünket és jelszavunkat pár pillanat alatt beléphetünk azon házakba, ahol tulajdonunk, vagy bármilyen egyéb jogosultságunk van (például számvizsgálók, vagy bérlők vagyunk valahol). A közös képviselők a belépést követően látják a kezelésük alatt lévő házakat, melyeket kedvük szerint bővíthetnek

A használathoz tehát mindösszesen internet szükséges, és az egyes házakhoz a közös képviselő osztja ki a hozzáféréseket a lakók számára. Tesztünk során egy társasházhoz úgy kellett hozzárendelnünk magunkat, hogy elég volt beírni az email címét a „lakónak”: ezt követően három másodperc múlva kaptunk egy emailt arról, hogy a közös képviselő felvett minket a rendszerbe és innentől valamennyi adatot a rendszeren keresztül saját email címmel és jelszóval értünk el a rendszeren keresztül.

Mit lát a lakó?

Lakóként tehát a belepes.ehaz.hu –n a saját email címmel és jelszóval bejelentkezve részletes információkat kapunk arról, hogy éppen van-e tartozásunk, mennyi az egyenlegünk, hogyan alakult ez a múltban, illetve mikor milyen összegű befizetések történtek általunk, melyik bankszámlára. Ez már csak azért is rendkívül megnyugtató, mert saját tapasztalatból mondom, hogy évek óta hónapról hónapra az őrületbe kerget a DOS-os programból nyomtatott, a könyvelők meg a közös képviselők által ugyan értelmezhető, de felhasználói szempontból hulladék elszámolás, melyen az elmúlt tíz év alatt valahogy sosem stimmelt semmi számszakilag, ám mindig volt rá valami frappáns indok, hogy miért nem.

Na, ez az EHázzal a tapasztalataink szerint nem így van: forintról forintra, napról napra látjuk azt, hogy mikor mit fizettünk be és hova, és hogy milyen előírások alapján kellett ezt tennünk. Mindemellett lakóként lehetőség van a felületen a házzal kapcsolatos hibák bejelentésére, egyéb üzenetek elhelyezésére, melyek egy Facebook-szerű üzenőfalon jelennek meg a ház nyitóoldalán. Emellett itt adhatjuk le egyedi mérőóra-állásunkat (már amennyiben nem RFID-s óráink vannak, vagy házközponti mérés van), illetve a közös képviselő által kiírt elektronikus, vagy írásbeli szavazásokat is itt tekinthetjük meg, azok eredményeivel és a válaszolási lehetőséggel együtt.

Egyszerű, ám annál praktikusabb funkció, hogy a rendszerben található egy dokumentumok rész is, ahol a házzal kapcsolatos iratok találhatók, úgy, mint alapító okirat, szmsz, vagy például a hőn áhított és szeretett éves jamboree-k – közgyűlések – jegyzőkönyvei. Így például ha olyan perverziónk lenne, hogy a szomszéd néni kínjait és panaszait írásban is vissza szeretnénk olvasni a későbbiekben, akkor erre is van lehetőség.

Még sosem volt ilyen egyszerű az adminisztráció

Az EHáz ugyanakkor amellett, hogy a lakóknak, számvizsgálóknak különböző szinten engedi a belátást a ház ügyeibe, egy egészen komplex, ugyanakkor egyszerűen kezelhető adminisztrációs rendszer a közös képviselők számára.

A rendszerbe belépve ugyanis a megfelelő házat kiválasztva a közös képviselő pár kattintással felviheti a házhoz tartozó lakásokat, az abban lakó tulajdonosokat, bérlőket, legyenek azok akár magánszemélyek, vagy cégek. Ezt követően a rendszer teljes értékű lakó-, bérlő-, illetve tulajdonos nyilvántartást kezel, és ebből például játszi könnyedséggel nyomtat jelenléti íveket, vagy bármilyen más felszólítókat egy gombnyomással.

Az egyes házak költségei nagyon szofisztikáltan paraméterezhetők. Beállítható,hogy az egyes költségeket – mint alap közös költség, víz, felújítási díj, biztosítási díj, fűtési díj, szemétszállítás – mi alapján fizetik az egyes albetétek, illetve az egyes lakásokhoz, üzlethelyiségekhez egyedi szorzók is rendelhetők annak érdekében, hogy olyan alapító okiratban, vagy szmsz-ben hozott rendelkezéseket le tudja kezelni a rendszer. Természetesen garázsok és parkolók is felvihetők, ahogyan a házmesteri lakások is, melyeknél sokszor szintén jól jön a szorzó (nullás szorzó) lehetősége.

Az egyes albetétekhez és házakhoz fel lehet vinni különböző típusú mérőórákat, melyek lejárati dátuma előtt automatikusan értesíti a rendszer a felhasználót. A havi előírásokat a rendszer a megadott költségek, illetve az egyedi óraállások alapján állítja elő, az esetleges kamatok, célbefizetések és egyedi előírások hozzáadásával, melyek így a közös képviselők által egyetlen gombnyomásra elkészíthetők.

Nagyon jó, hogy a havi záráskor a rendszer figyelmeztet arra, ha esetleg valahol nincs leadott óraállás, így van lehetőség arra, hogy ilyenkor az előző havi fogyasztás alapján egy becsültet adjon meg a közös képviselő, melyet később – amennyiben téves becslés történt – egy jövőbeni tényleges  leolvasást követően korrigál a rendszer. A havi zárást követően a rendszerből egyetlen gombnyomással emailben elküldhetők, vagy letölthetők pdf-ben az adott egyenlegközlők, illetve előírások, melyek minden eddiginél egyértelműbben láttatják a lakókkal fizetési kötelezettségeiket és befizetéseiket egyaránt.

Ez utóbbiakat, mármint a befizetéseket, a közös képviselő egy tömeges befizetési  modullal tudja rögzíteni a rendszerbe, melyhez OTP Elektra import lehetőség is készül a fejlesztő cég elmondása szerint.

A tömeges nyomtatási funkciókat illetően a rendszerben lehetőség van továbbá fizetési felszólítók, éves egyenlegközlők, közgyűlési meghívók és szavazólapok nyomtatására is, melyeket pdf-ben és tömeges emailben is előállítja a rendszer akképpen, hogy a címzett minden esetben úgy kerül rá a nyomtatott papírokra, hogy azok az ablakos borítékban az ablakban legyen, ezáltal újabb órákat spóroljon meg az adminisztrációból.

Átlátható tevékenységek és árak

A rendszerben lehetőség van a házban munkát végző alvállalkozók rögzítésére is, akikhez különböző felújítási munkák tendereit tudja hozzárendelni a közös képviselő. Az áprilistól elérhető, de általunk már most kipróbált funkció egyik óriási előnye, hogy az egyes felújítási, vagy egyéb munkákhoz tartozó tendereket a lakók is láthatják és javasolhatnak további alvállalkozókat annak érdekében, hogy megfelelőképpen átlátható legyen a számukra az ajánlatkérés, kiválasztás és árazás.

Mindemellett nagyon örvendetes, hogy amellett, hogy minden oldalon van segítség menüpont, a szintén áprilistól elérhető extra modulban lehetőség van házanként havi tartozás limitek beállítására is, mely elérésekor a rendszer automatikusan emailt küld a felhasználóknak, majd egy ügyvédi modulon keresztül automatizálja az esetleges további lépéseket is annak érdekében, hogy ezzel ne legyen napi szintű dolga se a társasházkezelésnek, sem pedig a számvizsgálóknak.

Összességében

A felhasználói felület nagyon intuitív, egyszerűen kezelhető és jól átlátható, mind a közös képviselői modulban, mind a lakói modulban. A felhő-alapúsággal nincs szükség semmilyen szoftver megvásárlására, telepítésére, az üzemeltető cég lakásonként 100 Ft-ot kér havonta a rendszerért, mely valljuk be őszintén, három perc mobiltelefonálás ára egy átlagos csomaggal. Mind lakói, mind közös képviselői oldalról a rendszer egy igazán remek, hiánypótló fejlesztés, reméljük, hogy minél szélesebb körben elterjed majd a jövőben.