NeGRAL: Alkalmazott Távmunka Módszertan – egy működő modell

A NeGRAL Informatikai Tanácsadó és Szolgáltató Kft. szinte kizárólag távmunka alkalmazásával foglalkoztatja munkatársait. 1999-es indulása óta több mint 1.500 informatikus és grafikus szakember csatlakozott a kezdeményezéséhez. A NeGRAL immár 4 éves gyakorlati tapasztalatára építve új szolgáltatásként tanácsadás keretében segíti a vállalatok üzleti folyamatainak alkalmassá tételét a távmunkára. A legnagyobb problémát általában ugyanis nem a pénz és a számítógép, hanem a távmunka-modell bevezetéséhez szükséges know-how hiánya jelenti. A vállalat most elkészítette az Alkalmazott Távmunka Módszertant (ATM) gyakorlati tapasztalatai alapján:

A módszertan lényege és célja
A távmunkát sokan célnak tekintik. Ez téves felfogás. A távmunka egy munkavégzési forma. Ugyanolyan, mint az irodai munkavégzés. Érdekes, hogy senki sem tűzte a zászlajára az „irodai munkavégzés” népszerűsítését, nem alakult alapítvány az elterjesztésére, és a kormány sem tűzte ki támogatandó célul… Mégis „elterjedt”.

A hasonlat megértése azért okozhat sokaknak nehézséget, mert ez idáig számunkra csak és kizárólag az irodai munkavégzés formája volt ismert. És amiből egy van, ott az ember nem tud mit kezdeni a választás lehetőségével.

A távmunka egy atipikus munkavégzési forma, célja ugyanannak a feladatnak az elvégzése, amit az ember az irodában végez el. Léte ugyanolyan közömbös kell, hogy legyen a munkaadó szempontjából, mint maga az irodai munkavégzés. Egyik munkáltató és munkavállaló sem fogalmazza meg, miközben a munkahelye felé hajt, hogy ő most „iroda munkavégzést” végez. Nem ezen gondolkodik, ha a munkahelyére gondol, hanem a magán munkán.

A távmunka kényelmet ígér. Azt ígéri, hogy nem kell kimozdulni otthonról, és jó esetben még a munkaidő is kötetlenebb. Ezek a feltételek minden munkavállaló számára kedvezőnek tűnhetnek. A probléma tehát nem ott van, hogy nincs aki „vállalná” a távmunkában való munkavégzést. A probléma ott van, hogy a munkaadók nem tudnak vele mit kezdeni. Egyre több helyről találkoznak a távmunka fogalmával, de nem tudják, hogy azt hogyan tudnák a „szolgálatukba állítani”. Nem tudják mihez kapcsolni, mivel eddig választás hiányában nem foglalkoztak a munkavégzési mód formájával…

A NeGRAL szerint a cél tehát az, hogy a távmunka a munkaadó és a munka szempontjából közömbös legyen. Arra kell koncentrálni, hogy a cégben meglevő munkafolyamatok elvégzése ugyanolyan hatékony maradjon, mint a hagyományos munkavégzés esetén. Ha ugyanis garantálható a távmunka eszköztárával, hogy a munkafolyamatok hatékonysága nem csökken, onnantól a munkaadó szempontjából irrelevánssá válik, hogy melyik munkavégzési formát alkalmazza. Az Alkalmazott Távmunka Módszertan (ATM) ezeket a megoldásokat tartalmazza.

Az ATM története és kialakulása
A NeGRAL Tanácsadó és Szolgáltató Kft 1998-ban alakult. Céljául tűzte ki, hogy az informatikai szakemberek tudását additív szolgáltatási területekkel kibővítve, vállalatok feletti szinten történő szakmai koordinációt végez. Vállalta, hogy a szakembereket munkacsoportokba szervezi, és tudásukat elérhetővé teszi minden érdeklődő vállalat számára. Mind a szakemberek, mind a megbízók érdekeit képviselve, a lehető legjobb munkafeltételeket kívánta nyújtani a szakemberek számára. A tevékenységet véleménye szerint az informatikai szakma rétegződése tette szükségessé, mely minden vállalkozás számára megnehezíti az informatikai területek minőségi lefedését. Az egyre több részterület ugyanis olyan nagyra duzzadt, melyet „általános informatikai ismeretekkel” már nem lehet minőségi szinten lekezelni. A cég, a tevékenységét a kezdetektől fogva egy vállalatirányítási rendszerként működő virtuális irodán keresztül végezi. A munkafolyamatokat a távmunka eszköztárával kezeli.

A távmunka gyakorlati alkalmazása során sikerült a nemzetközileg is ismert, hátráltató tényezők kiküszöbölését is megoldaniuk, nevezetesen: a távmunkában végzett munka ellenőrizhetőségét, mérhetőségét, és más munkafolyamatoktól történő elszigeteltségét is sikerrel oldották meg. Tekintettel, hogy a munkamódszer iránt munkavállalói oldalról, és a civil szférából egyre nagyobb érdeklődés tapasztalható, a szervezet összefoglalta az évek során szerzett gyakorlati tapasztalatokat, hogy elérhetővé tegye az érdeklődők számára. A gyakorlati tapasztalatokat Alkalmazott Távmunka Módszertan (ATM) néven teszi elérhetővé.

A szervezet célja, hogy a módszertan alapján pszichológiai, szociológiai, adóügyi, jogi és minden egyéb szempontból vizsgálják meg a terület szakértői
– a módszertan elterjedésével keletkező pozitív és negatív hatásokat,
– a várható problémák elemzésével készüljenek fel a kihívásokra,
– valamint az elterjedést gátló tényezőket vizsgálják felül.

A szervezet, – tekintettel, hogy vállalatok feletti szinten végzi tevékenységét, – támogat minden olyan kezdeményezést, ami az emberiség életkörülményeit bármilyen formában is javítani tudja, így az atipikus munkavégzési módok elterjedését.

Az üzleti folyamatok meghatározása (BPP)
Egy vállalat működését több szempontból is elemezni lehet. A NeGRAL az üzleti folyamatok szempontjából közelíti meg a területet.
Abban az esetben, ha az egyes területek hasonló témakörű teendőit folyamatokba rendezzük, és azokat üzleti folyamatoknak nevezzük, úgy lehetőség nyílik a teendők és folyamatok közti összefüggések pontos meghatározására is. Ez a módszer alkalmas egy vállalat működésének leírására, és ez által hozzásegíthet többek között a hatékonyságának javításához is. Egy vállalat akkor tud költség-hatékonyan működni, ha üzleti folyamatai tisztán áttekinthetők.

A vállalkozás tevékenységét alaposan megvizsgálva, az egésztől a rész felé közelítve, fel kell tárni azokat a főbb irányvonalakat, amik a vállalatban történnek. A legáltalánosabbak: cégvezetés, pénzügy, értékesítés, ügyfélkapcsolat… Ezeket a folyamatokat tovább kell elemezni, „kibontani”, egészen a legapróbb teendők szintjéig.

Az üzleti folyamatok egy piramisban ábrázolhatók (BPP = Business Process Pyramid), ahol pontosan meghatározottak egyes folyamatok függőségei a többihez képest. A piramis szintekre oszlik. A legelső szinten egyetlen elem van. Ez a cégvezetés. Minden a cégvezetés alá rendeződik. A cél, hogy az üzleti folyamatok olyan részletességgel kerüljenek feltérképezésre, ahol a piramis alján csak konkrét részfeladatok találhatók. A részfeladat az a legkisebb munkaegység, mely további elemekre nem bontható, azt egy konkrétan definiálható ismerettel rendelkező személy végzi egy konkrét időintervallumon belül (konkrét időtartam = mással ez a személy a részfeladat végzése alatt nem foglalkozik).

Csakis akkor lehetséges egy vállalat működését bármilyen szempontból optimalizálni, ha annak felépítése és működése átlátható. És csakis akkor átlátható egy vállalat felépítése és működése, ha üzleti folyamatai a legapróbb részletekig menően kidolgozottak, azaz minden egyes részfeladat helyet kap a BPP modellen.

A távmunka helye a vállalatban
A cél, tehát az, hogy a munkafolyamatok hatékonysága a munkavégzés módjától ne függjön. Az előző fejezetben bemutatott szempontrendszerrel fel lehet térképezni a vállalat munkafolyamatait. Pontosan megtudható, hogy milyen üzleti folyamatok vannak, milyen részfeladatokkal, s az egyes részfeladatokhoz milyen ismeretre van szükség, és hogy ezek milyen kapcsolatban vannak egymással. Ezekre építve, már közelebb lehet kerülni ahhoz, hogy felszínre kerüljenek azokat a részfeladatok, melyek ugyanolyan hatékonyan végezhetőek el akár távmunkában is, mint az irodai munkavégzés során.

Abban az esetben, ha egy vállalat rendelkezik BPP-vel úgy az üzleti folyamatai világosan meghatározásra kerültek. Egyes üzleti folyamatokról pontosan megmondható, hogy mik hatnak rá, és ő mikre hat. Az üzleti folyamatok minden esetben részfeladatokból állnak.

Egy üzleti folyamatot vizsgálva, az alábbi kérdésekre kell választ adni:
1. Milyen eszközre van szükség a folyamatot alkotó részfeladatok ellátásához?
2. Mely részfeladatok kapcsolódnak más üzleti folyamathoz?
3. A kapcsolódás fizikai kapcsolatot is igényel? Megoldható-e elektronikus úton a kapcsolat (például információcsere).
4. A fizikai kapcsolat által elvégzett feladatok, összevonhatók-e? (például alapanyag felvétel a feldolgozáshoz, ritkábban, nagyobb mennyiségben)

Eredmény:
Azok a részfeladatok, melyek nem kapcsolódnak más üzleti folyamathoz, valamint azok, melyeknél a kapcsolódás nem igényel fizikai kapcsolatot megfelelő informatikai háttértámogatással akár távmunkában is elvégezhetőek. Szakaszosan végezhetők távmunkában azok a folyamatok, ahol a fizikai kapcsolat összevonható.
Ahol a fizikai kapcsolat szükséges, az tovább vizsgálható. Abban az esetben, ha a fizikai kapcsolatot igénylő üzleti folyamatok egy csoportja szeparálható a többi üzleti folyamattól – a fizikai kapcsolat szempontjából, – úgy a csoport egységesen eltávolítható a többi folyamattól (például egy teleházba). Távmunkába gyakorlatilag csak azok a folyamatok nem helyezhetők ki, melyek fizikai kapcsolatot igényelnek olyan helyhez kötött erőforrásokkal, melyek a távmunka helyén nem hozhatók létre (költség vagy egyéb tényező miatt).