Nem a pénz jelenti az akadályt az elektronikus iratkezelés bevezetésében

A válaszadók 27 százalékánál még nem került bevezetésre az elektronikus iratkezelés. A megkérdezettek 58 százalékánál ugyan be van vezetve, de nem működik megfelelően. Mindössze a válaszadók 16 százaléka nyilatkozott úgy, hogy teljesen kielégítően működik náluk az elektronikus iratkezelés. A bevezetés legnagyobb akadályának a magas bevezetési és szoftverlicenc költséget nevezték meg az IT vezetők. “Azonban ez nem ilyen egyszerű” – vélekedik Tresch András a Quattrosoft Kft. ügyvezetője, digitális üzleti szakértő.

“Az esetek többségében valójában nem a pénz jelenti az akadályt. Mivel a téma átnyúlik a szervezeti határokon, nem egyértelmű, hogy kinek a feladata. Sok esetben az IT nem rendelkezik számszerűsíthető információval a problémáról, nem látja, hogy nem megfelelően, pazarlóan működik a vállalat. Ahogyan az üzleti oldal sem látja az informatikai lehetőségeket, nem tudja milyen jelentős hatékonyságnövelés és megtakarítás érhető el” – mondta Tresch András.

Azonban a legnagyobb akadályt a félmegoldások jelentik. Egyrészt a nem megfelelően működő rendszerek felemésztik az erőforrásokat, minközben nem oldják meg a problémát. Másrészt a rossz tapasztalat megnehezít minden további fejlesztést.

Határidőprés, hatósági nyomás

A hagyományos papír alapú iratkezelés terén a megkérdezett nagyvállalatoknak a határidő túllépése jelenti legnagyobb gondot, ami a válaszadók 84 százalékánál okoz problémát. Egy-egy fontos irat elvesztéséből a válaszadók 53 százalékának adódik gondja. Katasztrófahelyzet (tűz, csőtörés) miatt elveszett iratok a vállalatok 26 százalékánál okozott problémákat.

A kutatás választ keresett arra a kérdésre is, hogy milyen számszerűsíthető veszteségei vannak a dokumentumkezelés hiányosságainak. 53 százalék szenved el folyamatosan növekedő adminisztratív költségeket. Az ügyfelek elvesztésével a megkérdezettek 32 százaléka szembesült. Ugyancsak 37 százalék könyvelhetett el perköltséget, perveszteséget. Azonban a legmegdöbbentőbb, hogy a válaszadók több mint fele (63%) kapott már büntetést felügyeleti szervtől dokumentumkezelési hiányosságok miatt.

A digitális iroda 22-es csapdája

“Óriási a nagyvállalatok adminisztrációs terhe. Egy hazai bank vezérigazgató-helyettese egy közelmúltban rendezett szakmai eseményen felhívta a figyelmet, hogy a szabályozói megfelelésre az IT költségek 40-55 százaléka megy el! Ez a szám Szlovákiában nagyjából 5-10 százalék. Azonban így éppen a fejlesztési projektek – mint például a hatékony elektronikus dokumentumkezelés – megvalósítására nem maradt erőforrás” – mondta Tresch András.

Mindez nagyban befolyásolja a vállalatokat abban, hogy milyen tényezőket tartanak fontosnak az elektronikus dokumentumkezeléssel kapcsolatosan – tette hozzá. A legtöbb válaszadó a törvényi megfelelést jelölte meg legfontosabbként.

Csak ezt követi a meglévő ügyintézői kapacitás hatékonyabb kihasználása. A postázási költségek csökkentése a 10. legfontosabb, a bérköltségek csökkentése csak a 14. tényezőként szerepel. A környezetvédelmi szempontok pedig csak az utolsó (!) helyen kerültek megemlítésre – ami mindenkinek fontos, de nem marad keret foglalkozni vele.