Elektronikus megoldás a díjtartozások behajtására

Magyarországon sok, nagy ügyfélkörrel rendelkező szolgáltató szembesül a késedelmes fizetés problémájával: jóllehet a késlekedő ügyfelek 60-80 százaléka feledékenységből nem utalja át időben a pénzt, a vállalatok számára ugyanolyan likviditási gondot okoznak, mint azok, akik szándékosan mulasztják el fizetési kötelezettségüket.

A Topcall költségkímélő elektronikus megoldása révén azonban a vállalatok jelentősen mérsékelhetik a késedelmes fizetések idejét, ami a jelenlegi 30-40 napról akár 5-10 napra is csökkenhet.

Mivel az ügyfelek egy része nem fizeti ki határidőre díjtartozását, a szolgáltatónak fel kell szólítania kötelezettsége teljesítésére. Ez azonban drága:

• munkaerő – adminisztráció, munkaerő költsége – hatékonyság csökkenés
• idő – kintlévőség finanszírozása – kamatveszteség!
• anyagköltség – nyomda és borítékolás, postai díjak

A késedelmes fizetések komoly gazdasági károkat okoznak, amit mutat egy európai uniós felmérés is: e szerint az Európai Unió vállalatainak évente mintegy 450.000 munkahelyet kell megszüntetniük, továbbá 23,6 milliárd eurónyi kintlévőség vész el a fizetésképtelenség miatt.

A legtöbb késedelmesen fizető ügyfél levélben kap felszólítást, amely azonban sokszor csak 1 hónap után érkezik csak meg, esetenként a következő számlával együttesen. A szolgáltatók saját hatáskörben döntenek arról, hogy mekkora késedelmi kamatokat és adminisztrációs költségeket számolnak fel és milyen módon tájékoztatják ügyfeleiket. Minden szolgáltató szeretné azonban elkerülni a hosszadalmas és drága behajtási procedúrákat, ezért minden szempontból érdekük a minél gyorsabb felszólítás!
Ez különösen igaznak annak fényében, hogy a késedelmes fizetők jelentős százaléka egyszerűen feledékenység miatt halasztja el befizetését, bár van, aki pénzhiány (likviditási problémák) miatt nem fizet, vagy egyszerűen valóban nem tud.

Néhány innovatív szolgáltatónál a levélben történő fizetési felhívás helyett/mellett már az ügyfél által megjelölt formában történik az értesítés: SMS-ben, hangüzenetben, email-ben vagy faxon. A TOPCALL a vállalati ERP rendszerből (SAP, JD Edwards, BaaN, stb. vagy más egyedi alkalmazások) felveszi a kívánt adatokat tartalmazó üzeneteket és a címzésnek megfelelő formátumra alakítva kiküldi az ügyfélnek. Az üzenet fogadásáról visszajelzést küld az ERP vagy CRM rendszer felé. Mindez egyetlen központi rendszerben megvalósítható úgy, hogy minden üzenetet archiválnak a későbbi viták elkerülése céljából.

A Topcall megoldásával mindkét oldal vesztesége csökkenthető:

• Az ügyfélbarát szolgáltató figyelmezteti az ügyfelét, hogy minél később fizet, annál több felesleges költséget kell állnia – tehát az ügyfél érdeke is a tartozás mielőbbi kiegyenlítése!
• A szolgáltatónál pedig jelentős költségmegtakarítást eredményez a gyorsabb kifizetés – különösen, ha a figyelmeztetés az első lépésben célt ér.

A megoldás alkalmazásával jelentősen lerövidül a fizetési folyamat ideje, csökken az adminisztrációs és finanszírozási költség, ezen belül a levelek kinyomtatásának és postázásának költsége. A fizetési felhívás olcsón és gyorsan megérkezik a többnyire feledékeny ügyfélhez, aki a tapasztalatok szerint egy-két napon belül pótolja mulasztását.

Az ügyfélközpontú megoldással javul a vállalatok megítélése, hatékonyabbá válik központi tevékenységük, a megvalósított Topcall megoldás pedig kézzel fogható megtérülést biztosít, amely a közepes és nagy, több százezres ügyfélkörrel rendelkező szolgáltatók – például vízművek, gázművek, elektromos művek, csatornázási művek, hitelintézetek, biztosítók, távközlési cégek – esetében akár 8-10 hónapra, vagy még rövidebb időre tehető.

Milyen előnyökkel jár a Topcall megoldása?

• Kapcsolódhat bármely meglévő üzleti alkalmazás, ERP vagy CRM rendszer megfelelő moduljához, (például SAP, Oracle Financials, JD Edwards, BaaN, back office alkalmazások, egyedi fejlesztések), szabványos interfészek alkalmazásával (File API, MQ, SMTP, XML stb.)
• Bármely médium használható, rugalmasan és modulárisan bővíthető módon (hangüzenet, email, SMS, fax)
• Az első felszólítást olcsón, azonnal és gyorsan kiküldi
• Automatikus üzenetküldés – felszabaduló emberi (adminisztrációs) erőforrások
• Visszajelzés a megfelelő rendszerbe a folyamat továbbviteléhez, ellenőrzéshez
• Rövidebb határidők szabhatók a következő lépésig (például 2. figyelmeztetésig) – időnyereség
• Jelentős finanszírozási nyereség a gyorsabb befizetések következtében – gyorsabb rendszermegtérülés!
• Minden kiküldött üzenet archiválásra kerül és bármeddig visszakereshető
• Megbízható, robusztus és biztonságos technológia.

Hol célszerű a Topcall megoldását alkalmazni?

• ahol jelentős az ügyfélszám
• ahol sokan késnek a fizetéssel, de alapvetően feledékenység miatt
• ahol a késedelmes fizetések adminisztrálása jelentős anyagi és emberi erőforrást igényel
• ahol gyorsítani és egyszerűsíteni szeretnék az ügyfelekkel történő kommunikációt.

További felhasználási lehetőség: ha már az ügyfelek több adatával is rendelkezik a szolgáltató, változatosabb formában lehet eljuttatni hozzájuk információkat akciókról, eseményekről – azaz kiváló marketing eszközt is kap az adott vállalat.