Igazi rendszerváltás: Navision bevezetés egy import nagykereskedelemmel foglalkozó cégnél

A Hegedűs Csőszerelvény és Fűtéstechnika Kft.-nél a VT-Soft mindössze két hónap alatt vezette be a Navision vállalatirányítási rendszert. A mintaszerű Navision bevezetés nem csak azt bizonyította, hogy maga a rendszer alapfelépítésében kitűnően támogatja a kereskedelmi vállalatok üzletvitelét, de azt is, hogy a beszállító ötletes megoldásai segíthetnek egy valóban költséghatékony megoldás felépítésében.

A 2 milliárd forintos forgalmat lebonyolító, jelenleg 40 munkatársat foglalkoztató Hegedűs Kft. családi vállalkozás, tulajdonosa Hegedűs Olivér kisiparosként kezdte. A rendszerváltás után, hamar felismerték a közvetlen, a gyártótól történő beszerzés előnyeit. Ma Németországból, Spanyolországból, Olaszországból, Izraelből szállítanak be szerelvényeket, amelyeket négy telephelyükön, főként viszonteladók számára értékesítenek.

Fejlődési korlátok
A cég 1994-ben vásárolta az első, még DOS alapú programot. 2003-ig – kisebb-nagyobb változtatásokkal – ez a magyar, egyedi fejlesztésű program futott a cégnél, hiányosságai azonban kezdtek megmutatkozni. Nem volt kompatibilis más programokkal, és nem volt képes a telephelyek online összeköttetésének kialakítására sem.

A megoldás: Navision
A cég vezetése egyik nagykereskedelmi partnerüknél tett látogatás során találkozott a Navisionnel. A nyilvánvaló előnyökön – mint az, ha az értékesítéssel egy rendszerben kezelődik a raktárkészlet, illetve valósul meg a könyvelés, akkor a tranzakciót csak egyszer kell rögzíteni, attól kezdve pedig csak léptetni szükséges – túl azonnal látszott, hogy a rendszer perspektivikusan, hosszú távon is számos lehetőséget rejt a cég számára.

Beszállító: VT-Soft
Számos forgalmazótól kértek ajánlatot, közülük a VT-Soft-é volt a legmegnyerőbb. Olyan személyre szabott rendszer körvonalazódott benne, amely a többi ajánlathoz képest is a legjobb áron nyújtott minden igényt kielégítő megoldást, ráadásul a cég referenciái is kitűnőek voltak.

A projektterv nagyon feszített ütemezést tartalmazott: két hónap állt a beszállító rendelkezésére, hogy bevezesse a rendszert, amelynek 2004. január elején már éles üzemmódban kellett működnie. A VT-Soft részéről két konzulens vitte végig a projektet. Egyikük a pénzügyért felelt, másikuk a készletgazdálkodás, a beszerzés, az egyedi árak, ajánlatok, az értékesítés informatikai leképezéséért.

Informatika és üzletmenet
A jogosultságok kezelése is az újra átgondolt kérdések közé tartozott. Mivel a Navision minden adatot, információt integráltan, egy adatbázisban kezel, nyilvánvalóvá vált, hogy nem lenne szerencsés, ha továbbra is minden résztevékenységre vonatkozó adatokba bele tudnának nézni az egyes területek dolgozói.

Olcsón, de hatékonyan
Egyik ERP bevezetés olyan, mint a másik: hardverkörnyezet kialakítása, adattisztítás, adatáttöltés, tesztadatok létrehozása, tesztek, éles indulás, et cetera. Azonban a VT-Soft néhány általuk jól bevált egyedülálló megoldása nagy költségmegtakarítást jelentett a Hegedűs Kft.-nek, például a telephelyek közötti kommunikáció kiépítésénél.

A Windows Server 2003 terminálszerverét választották, ami támogatja a helyi nyomtatók kezelését is. A bérelt vonalnál nagyságrendekkel olcsóbb ADSL vonalakon keresztül VPN rendszert építettek ki. A 768/128 Kbit/s sebességű kapcsolat lehetővé teszi, hogy három-négy gép egyidejűleg zökkenőmentesen használja a szervert. Ez a megoldás beruházást spórolhat meg az irodai szoftverekben, erőforrásigénye is igen.

A hardver és szoftverkörnyezet összeállítása, a régi rendszer adatainak áttöltése, a területenkénti oktatás után a rendszer tesztelését egy négy kliensből álló tesztkörnyezetben végezték, ahol a gyakorlatból vett éles és komplex példákat futtattak le. Miután a felépített megoldás hibátlannak bizonyult, a régi rendszer adatait a tesztelemektől megtisztítva január elején, pontosan a tervezett időpontban elindulhatott az éles üzemmód.

A fejlődés nem áll meg
Az előnyök közül néhány azonnal kézzelfogható volt, számos hibalehetőség. Régen le lehetett olyan készleteket is foglalni, amelyek még megrendelésre sem kerültek, vagy megtörténhetett, hogy két telephelyről ugyan azt a készletet foglalták le. A Navision ezeket a hibalehetőségeket megszüntette.