Orchi e-mail Center: e-mailek biztonságos tárolása, kezelése

Ma már a vállalati kommunikáció elsődleges eszköze az elektronikus levél, amelyben a vállalati kapcsolatrendszer, a kapcsolattörténet tükröződik, és a vállalati tudásbázisnak is alapvető fontosságú összetevője. Archiválása, kezelése egyrészt hozzájárulhat, hogy adatbányászati eszközökkel a tudásbázis aktív részévé váljon és más eszközökkel (CRM stb.) integrálódjon; másrészt pedig elháríthatók a levelezésben foglalt biztonsági kockázatok. Ma minden vállalatnál akkora és exponenciálisan növekvő levélhalmaz gyűlik össze, hogy elkerülhetetlen a professzionális archiválás. Ez a szükséglet a vállalati dokumentumarchiválás döntő feladatává növekedett. Az e-mail kommunikáció elterjedtsége ellenére az elektronikus levelezőrendszerek nem igazán segítik a felhasználókat a vállalati e-mailek nagy tömegű és dinamikus kezelésében. Ez indította az ADM-et arra, hogy az Orchi dokumentumkezelő rendszerének elektronikus levelekkel foglalkozó összetevőit külön alkalmazássá fejlessze: az Orchi e-mail Centerré.

A megoldandó feladatok – kihívások
Az e-mailek számának növekedése mellett nő az átlagos méretük és komplexitásuk. Ugyancsak növekszik a dokumentációs színvonallal kapcsolatos igény (archiválási időtartam, gyors kereshetőség, hitelesség, biztonságos elérés, megőrzési biztonság, adatvédelem, a levelezőrendszerek redundanciájának csökkentése). Több síkú biztonsági kockázat ébred, a levelek könnyed kezelésétől kezdve a vállalati tevékenység bizalmas részeinek rekonstruálhatóságán át a rosszhiszemű beavatkozás számára nyíló biztonsági résekig. Az archiválás eddigi megoldásaiban a levelek visszakeresése, adatállományuk felhasználása jobbára speciális megoldásokat és szakértelmet kívánt. Végül általános szükséglet a vállalati adatállomány egynemű kezelése, és célszerű, ha ehhez illeszkedik az e-mail-archiválás is.

Az Orchi e-mail Center jellemzői
A szoftver szerveroldala illeszkedik a legelterjedtebb levelező kiszolgálókhoz (Lotus Notes, Exchange). A levelekről külön kezelt metaadat-katalógus készül, magukat a leveleket és csatolmányaikat pedig az Orchi dokumentumkezelő rendszer eszközei menedzselik. A beérkezéskor, illetve a levélkibocsátáskor történik archiválás, biztonsági és tartalomszűrés, beállítható szabály alapú csoportosítás-osztályozás. Az Orchi eC szerveroldali funkciója a publikálás és levélmegosztás, valamint a levelek differenciált hozzáférés-védelme is. Mindezek a műveletek a katalógusállományon keresztül valósulnak meg. A kliensoldalon mindehhez a levelezőkliensbe (például Microsoft Outlook) épülő modul tartozik, amely az Orchi eC szerverfunkcióival kommunikál, például közvetíti a kereséseket, és virtuális archív mapparendszerben mutatja a leveleket. Az állományokhoz való hozzáférés a vállalati jogosultság-rendszerhez illeszkedik, beleértve a dokumentumok tulajdonosainak figyelembevételét is. Az archívum méretét csak a hardveradottságok határolják.

Az Orchi e-mail Center legfőbb célja, hogy az elektronikus levelezés passzív, sőt bizonyos kockázatot hordozó adatállományból az üzleti folyamatok döntő fontosságú erőforrását jelentő vállalati tudásbázis részévé léphessen elő.