A Főtáv Rt. a MonDoc-ot választotta

Az 1960-ban alapított Fővárosi Távfűtő Műveket a tulajdonos Fővárosi Önkormányzat 1994-ben Budapesti Távhőszolgáltató Részvénytársasággá alakította át. A Főtáv Rt. ma a főváros 17 kerületében közel 240 ezer lakást, és 6 ezer ipari fogyasztót lát el távfűtéssel, meleg vízzel, illetve hőenergiával. Távhőhálózatukat 5 erőmű, 6 fűtőmű, 1 szemétégetőmű, 1 iparvállalat és 6 tömbkazán táplálja hővel. A távhő 500 km hosszú vezetékhálózaton jut el a fogyasztókhoz. A megújuló cég akkoriban még papíron intézte hivatalos levelezését. Amikor Iratkezelési Szabályzata az 1995-ben a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény kihirdetését követően elkészült, csak a papíralapú (levél és fax) ügyiratkezelés előírásait fogalmazta meg.

Levelezésüknek tetemes részét időközben már elektronikus úton bonyolították. Ez mindenben megfelel a kor kívánalmainak, de nem elégíti ki a törvényi elvárásokat. A Főtáv Rt. a probléma megoldására gondos mérlegelés után a Montana Rt. által javasolt rendszert választotta. A projekt indulásakor a Főtáv Rt. kiemelt célja az volt, hogy szétválassza az elektronikus üzleti levelezést a magánlevelezéstől, hogy ezt követően a hivatalos leveleket dokumentálni, kezelni és tárolni tudja.

„A távhőszolgáltató eredetileg egyedi, testre szabott fejlesztést szeretett volna megvalósítani.” – mondta Kun Éva, a Montana Rt. kereskedelmi igazgatója. „Mi azonban, több lehetőséget megvizsgálva, mégis azt javasoltuk, hogy inkább egy már bevált rendszert alakíttasson át igényei szerint. Ez egyrészt komoly mértékben csökkenti a beruházás költségeit, másrészt megvédi a megrendelőt egy teljesen újonnan épülő rendszerrel szükségszerűen együtt járó bizonytalanságtól. A Montana saját fejlesztésű rendszere, a MonDoc System biztosítja a cégszerű aláírást nem igénylő e-mailek megfelelő iktatását, kezelését, tárolását.”

A Főtáv projektért felelős Üzletfejlesztési és PR főosztálya nyitott volt a javaslatra, így az informatikai és az ügykezelési szervezet munkatársaival együttműködve a MonDoc System egy egyszerűsített változatának testre szabása mellett döntöttek, amely elegendő volt az üzleti levelezés támogatására, illetve egy ehhez kapcsolódó, egyszerű work flow bevezetésére. A MonDoc System mellett szólt az is, hogy bevezetésével lehetőség nyílt a megoldás kiterjesztésére a papír alapú dokumentumok kezelésének területére is.
A Főtáv Rt. Robert Wienertől kölcsönzött mottója így hangzik: „Mi olyan radikálisan megváltoztattuk a környezetünket, hogy most mi magunknak kell megváltoznunk, hogy ebben az új környezetben létezni tudjunk.” A MonDoc System lehetőséget teremt a változásra.

A rendszer szétválasztja a magán- és hivatalos levelezést, és automatikusan eldönti, hogy a Főtávon belülről kapott levél hivatalos-e vagy sem. Az olyan levelet, amelyről ez automatikusan nem dönthető el, csak a címzett számára teszi olvashatóvá. A rendszert csak alkalomszerűen használó munkatársak számára a címzett biztosíthat olvasási jogot személyes postafiókjában. A hivatalos elektronikus leveleket iktatószámmal és irattári tételszámmal látja el, szervezeti egységenként tárolja, s azokhoz hozzáférni kizárólag a jogosult személyeket engedi. Ha a levél címzettje egy szervezeti egység, arról a vezetőket is tájékoztatja.

A MonDoc System úgy viselkedik, mint az ideális titkárnő. A másolatok küldését nyilvántartja, regisztrálja a levelek, feladatok szignálását, valamint illetékességből történő átadását. Az elektronikus levelek kiküldését mindig a vezetővel, vagy a vezető felhatalmazásával rendelkező személlyel hagyatja jóvá. A jóváhagyások tényét természetesen nyilvántartja.

Az írás nem csak információközlést szolgál. A szó elszáll, az írás megmarad – tartja a mondás. A papírra nyomtatott levél tartalma utólag nem változtatható, legfeljebb feljegyzésekkel egészíthetjük ki. Az elektronikus hivatalos levelektől is elvárjuk, hogy az iktatott levelek tartalmát később ne lehessen módosítani, de az eredeti tartalom megőrzése mellett megjegyzéseket fűzhessünk hozzájuk. Ezeknek az igényeknek a MonDoc System maradéktalanul eleget tesz. De ennél azért többre is képes. Például méri a magán- és hivatalos levelezések mennyiségét. A bejövő és kimenő leveleket nyilvános mappákba különíti el. Az elektronikus leveleket naponta menti. Ezen kívül évente archiválja a szervezeti egységek nyilvános mappájában található elektronikus leveleket. A tárolt hivatalos elektronikus levelek visszakeresésére adott paraméterek alapján lehetőséget ad. Ez egyben azt is jelenti, hogy a központi ügykezelés átfogó lekérdezést tud indítani, egyszerre, az összes nyilvános mappában tárolt iratok között.

A MonDoc System a bejövő és kimenő leveket, a csatolt és tömörített állományokat vírusellenőrzésnek veti alá, és arról is gondoskodik, hogy általa elküldött hivatalos leveleket illetéktelenek ne olvashassák. Persze, a Főtáv Rt. egy 38 milliárd Ft fogalmú cég, ahol több mint ezren dolgoznak, s ahol természetesen előfordulnak személyi változások. Éppen ezért a MonDoc Systemben a személyhez kötött jogosultságok megváltoztathatóak.

„Az eddig elvégzett fejlesztés csak az első lépés a Főtáv Rt. elektronikus környezetben zajló iratkezelésében.” – mondta a Montana kereskedelmi igazgatója. „A továbbiakban bizonyos dokumentumtípusokat kiemelt adatbizalmassági szintbe sorolhatóvá tesszük. A leveleket a MonDoc System ez esetben nem a címzett szervezeti egységéhez tartozó nyilvános mappában tárolja, hanem a címzett által kijelölt mappában. A rendszer készen állra, hogy igény esetén ennek automatikus kezelését megoldja. Ezzel a dokumentumok kezelésének biztonsága nagymértékben növekszik. Amennyiben Magyarországon megjelennek a minősített elektronikus aláírást adó tanúsítványközpontok, a MonDoc System nyitott: alkalmassá tehető az elektronikus aláírás használatára. A rendszer arra is képes, hogy ha a megrendelő ezt kívánja, téma szerint, vagy a feladó neve, címe alapján a levelet automatikusan szignálja az arra kijelölt munkatársnak. Például egy adott kerületből az ugyfelszolgalat@fotav.hu címre érkező megkeresést önállóan a kerületi ügyintézőjéhez irányítja. A kívánt automatizmusok beállítására a szabályvarázsló teremt lehetőséget.”

Hogy a Főtáv miért elégedett? Mert a MonDoc System bevezetésével nemcsak eleget tesz a törvényi elvárásoknak, azaz dokumentálja az e-mail forgalmat, és tárolja is egyben, hanem ráadásul több olyan lehetőséghez is jut, melyek megkönnyítik elektronikus levelezésének ellenőrzését, biztonságosabbá tételét, visszakereshetőségét, statisztikai feldolgozását. Lehetőséget nyitnak ügyfélkezelési automatizmusok bevezetésére. Nyitottá teszik az elektronikus aláírás alkalmazásának bevezetésére, de még a papíralapú levelezés nyilvántartási rendszerének elektronizálására is. Ráadásul még egy gondot levesznek a válláról. A társaságnak Budapesten több, egymástól távol elhelyezkedő telephelye van, ezért a belső, papíralapú levelek továbbítása is egy, két, esetleg három munkanapig tartott. Most az elektronizálás megszűntette az ebből eredő késedelmet.