A FreeSoft Múzeumi Nyilvántartó Rendszere az ország 25 intézményében

A FreeSoft 2005. szeptember 15-én bejelentette, hogy az egri Dobó István Vármúzeum a Múzeumi Nyilvántartó Rendszer immár 25. felhasználója. A bevezetéshez szükséges szervert és Oracle adatbázis-kezelő licencet az intézmény a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumának támogatásával vásárolta meg. Kiindulásképp a múzeum néprajzi gyűjteményét alkotó több mint nyolcezer tárgy részletes leírása került feltöltésre a rendszerbe.

„Néprajzi gyűjteményünk anyagát korábban egy másik számítógépes rendszerben kezeltük, ami lehetővé tette az adatok importálását a Múzeumi Nyilvántartó Rendszerbe” – mondta Veres Gábor, a Dobó István Vármúzeum igazgatóhelyettese. „További gyűjteményeink anyagát most készítjük elő a számítógépes feldolgozásra. Közülük elsőként fotóadattárunk mintegy 100 tételes gyűjteményét tervezzük felvinni a Múzeumi Nyilvántartó Rendszerbe.”

Az egri várdombon emelkedő múzeum a hazafias helytállás szimbólumává vált vár történetét és Heves megye népművészetét mutatja be, gyűjteményei között kő- és képtár, valamint börtönmúzeum is található. Az Egri Vármúzeum első kiállítása, a kőtár 1928-ban nyitotta meg kapuit.

A FreeSoft a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma által kiadott miniszteri rendeletben megfogalmazott követelményeknek megfelelően fejlesztette ki pályázatnyertes Múzeumi Nyilvántartó Rendszerét. A piacvezető Oracle relációs adatbázisra épülő, Java alapú alkalmazás a múzeumi tárgyakról szóló információ és a felhasználói jogosultságok rugalmas és megbízható kezelését teszi lehetővé, távlatot nyitva a múzeumok előtt a jövőbeni fejlesztésekhez, a kutatói és a lakossági igények magas szintű kiszolgálásához.

A múzeumi nyilvántartás rövid története

A nyilvántartás a múzeumok egyik szakmai alapfeladata, amely a kulturális javak számbavételét, megőrzését, a vagyonbiztonság megteremtését szolgálja, másrészt a meghatározás és hitelesítés (verifikálás) eredményeinek írásos rögzítését célzó tudományos tevékenység, amely a további feldolgozást, publikálást és bemutatást készíti elő.

A korábbi, még az 1960-as években keletkezett szabályzat természetesen kizárólag a papír alapú leltárkönyvek használatát ismerte. A számítógép alkalmazását nyilvántartási feladatokra nem engedélyezte, és nem is szabályozta a múzeumok számára. Ezért szükségessé vált egy új jogszabály megalkotása, amire az 1997. évi CXL. számú törvény adta meg a felhatalmazást.

„A következő évben jelent meg a 20/2002. (X.4.) számú NKÖM rendelet a muzeális intézmények nyilvántartási szabályzatáról, valamint egy miniszteri tájékoztató a hivatalosan engedélyezett számítógépes nyilvántartás informatikai követelményrendszeréről – mondta Veres Gábor, az NKÖM Informatikai Főosztályának vezetőhelyettese. „Ez a hatályos adatvédelmi, személyiségi és szerzői jogi, illetve biztonsági előírások alapján szigorú feltételeket támaszt mind a használni kívánt programra, mind az üzemeltetés körülményeire és szabályozottságára nézve. Több mint 800 múzeumunk eltérő lehetőségeit szem előtt tartva a tárca a számítógépes nyilvántartások elterjedésének elősegítésére a jogszabály követelményeinek mindenben megfelelő szoftver elkészíttetése mellett döntött, melyet minden magyarországi muzeális intézmény térítésmentesen megkaphat.”

A kifejlesztésre kerülő szoftverrel szemben alapvető elvárás volt, hogy minden, a rendeletben meghatározott gyűjteménytípus nyilvántartásait kezelni tudja, a felhasználók számára egyszerűen kezelhető, könnyen áttekinthető felületet biztosítson, és a rendeletnek megfelelő adattartalmon túl lehetőséget teremtsen a helyi igényeknek megfelelő további, kiegészítő adatok bevitelére is. Ugyanilyen fontos követelményként fogalmazták meg a retrospektív adatbevitel támogatását, azaz a korábbi leltározással már felvett, országos szinten mintegy 12-13 millió tétel importálásának megoldását.

A múzeumi nyilvántartó rendszer kifejlesztésére a feladat bonyolultsága és nagyságrendje miatt az NKÖM közbeszerzési pályázatot írt ki, amelyet a FreeSoft nyert meg.

Megoldás a legkorszerűbb adatbázis-technológia alapjain

A FreeSoft Múzeumi Nyilvántartó Rendszere – a felhasználó intézményektől kapott nevén a MuNYiR – egy Java alapú alkalmazás, amely az Oracle relációs adatbázis-kezelő motorjára épül. Ez a technológia a platformfüggetlenség (Windowsra és Unixra is készült telepítőkészlet), a méretezhetőség és a megbízhatóság mellett a szabadon definiálható lekérdezések előnyét nyújtja – ezeknek csak a kiosztásra kerülő és megbízhatóan kezelhető jogosultságok szabnak határt: egyes felhasználók a teljes múzeumi leltárt láthatják, míg mások a rájuk bízott gyűjteményeket, a kutatóknak pedig speciális hozzáférési jogosultságok adhatók.

„A rendszert két, kliens-szerver architektúrán futó és desktop változatban készítettük el – mondta Molnár László, a FreeSoft Rt. projektvezetője. „Utóbbi esetében a kliens és a szerver is ugyanazon az asztali vagy hordozható számítógépen fut. Ezt a változatot használja például a budapesti Hopp Ferenc Kelet-ázsiai Múzeum, ahol informatikai vénával rendelkező muzeológusok üzemeltetik zökkenőmentesen, ami jól szemlélteti a rendszer felhasználó barátságát.”

Az NKÖM-nél regisztráló múzeumok a MuNYiR valamivel több mint 300 MB méretű telepítőkészletét ingyenesen letölthetik a FreeSoft szerveréről vagy CD-n megkaphatják, használatához azonban érvényes Oracle adatbázis licenccel kell rendelkezniük. Ha ilyen megfelelően beállított Oracle adatbázissal rendelkezik a múzeum, akkor a MuNYiR-t akár önállóan is telepítheti és konfigurálhatja – mint például az egri Dobó István Vármúzeum -, de a bevezetéshez támogatás is rendelkezésre áll.

A MuNYiR legfontosabb funkciói

A FreeSoft a MuNYiR fejlesztésekor a miniszteri rendeletben megfogalmazott elvárásokat vette alapul, amelyeknek a rendszer teljes egészében megfelel. A felhasználói igények feltárásában a négy pilothelyszín – a Magyar Nemzeti Múzeum, a Természettudományi Múzeum, a miskolci Hermann Ottó Múzeum és a budapesti Hopp Ferenc Kelet-ázsiai Múzeum –, valamint a Nógrádi Történeti Múzeum munkatársai, informatikusok és muzeológusok is részt vettek, segítve a fejlesztők munkáját és hozzájárulva a követelményeknek megfelelő rendszer kialakításához.

A MuNYiR segítségével a múzeumok hitelesíthető leltárkönyvet készíthetnek és nyomtathatnak ki, ami az intézmények tevékenysége szempontjából az egyik legfontosabb funkció. Hasonló jelentőségű a retrospektív adatbetöltés támogatása. A múzeumok jelentős részében korábban is használtak különféle számítógépes rendszereket a múzeumi tárgyak nyilvántartásának támogatására, a könnyebb hozzáférés és kezelés érdekében. A MuNYiR ezeknek a technológiai szempontból elavult, egyenetlen adatminőségű nyilvántartásoknak a korszerűsítéséhez és egységesítéséhez hatékony segítséget nyújt – a FreeSoft az adatmigráció és a hagyományos rendszerek modernizációja terén kiemelkedő kompetenciával és egyedülálló technológiával rendelkezik.

A MuNyiR további két fontos funkciója a multimédia támogatása és a fejlett jogosultságkezelés. A miniszteri rendelet szigorúan szabályozza a nemzeti kulturális javakról szóló információ kezelését is, ezért a MuNYiR-ben a felhasználói jogosultságok összetett és megbízható menedzselését megvalósító hozzáférési hierarchia alakítható ki. Ezzel együtt a MuNYiR a publikussá tehető információk felügyelt exportálására is képes más rendszerek, illetve múzeumi honlapok, virtuális tárlatok felé – ilyen célú leválogatás igény szerint könnyen készíthető a digitális nyilvántartásból.

A rendszer lehetővé teszi, hogy a muzeológusok a leltárt képező tárgyak leírásához képeket, video- és hanganyagot mellékeljenek (akár helyben, akár külön rendszerben tárolva azokat), így a kor követelményeinek mindenben eleget tevő digitális nyilvántartás alakítható ki. A MuNYiR emellett a terepi adatbevitelt is támogatja: a muzeológus az ásatás helyszínén a notebookján futó desktop változatban rögzítheti az adatokat, majd a múzeumba visszatérve azokat egyszerűen szinkronizálhatja a rendszer adatbázisával.

Elérhetőség és támogatás

A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumánál igényüket jelző intézmények számára a Múzeumi Nyilvántartó Rendszer ingyenesen hozzáférhető. Használatához érvényes Oracle adatbázis licenc szükséges.

Pályázatnyertes ajánlatában a FreeSoft a fejlesztési munkán túl vállalta a MuNYiR karbantartását (beleértve az öt éven át tartó jogszabálykövetést) és bevezetését az NKÖM által kijelölt, négy említett pilotintézményben, ami kézikönyvek és oktatás biztosítására, valamint a tesztüzemre terjedt ki. A FreeSoft emellett igény szerint olyan kiegészítő szolgáltatásokat is nyújt a MuNYiR-hez, mint például a felhasználói támogatás (Help Desk) vagy az adatáttöltés a meglévő elektronikus nyilvántartásokból.

A Help Desk weben keresztül érhető el, szolgáltatásai (amelyek a felhasználó intézmények számának növekedésével a jövőben részben automatizálásra kerülnek) a dokumentáció értelmezésére és a hibabejelentések fogadására, valamint a hibák elhárítására terjednek ki. Ahol a projekt részeként Oracle adatbázis bevezetésére is sor kerül, ott a FreeSoft ezt külön szerződés keretében teljes körűen elvégzi.

A Múzeumi Nyilvántartó Rendszer néhány felhasználója

Baranya Megyei Múzeumok Ig. Pécs, Békés Megyei Múzeumok Igazgatósága Munkácsy Mihály Múzeum, Debreceni Református Kollégium, Fejér Megyei Múzeumi Igazgatóság Gorsiumi Régészeti Park, Győr, Xantus János Múzeum, Hermann Ottó Múzeum, Herman Ottó Múzeum Ásványtár, Heves Megyei Múzeumok, Eger, Hopp Ferenc Múzeum, Laczkó Dezső Múzeum, ,Magyar Nemzeti Múzeum, Nógrádi Történeti Múzeum, , Pedagógiai Könyvtár és Múzeum, , Putnoki Gömöri Múzeum, Sárospataki Rákóczi Múzeum, Sátoraljaújhely Kazinczy Múzeum, Szerencs Zempléni Múzeum, Természettudományi Múzeum, Thorma János Múzeum, Kiskunhalas, Országos Műszaki Múzeum.