Környezetbarát az e-számlázás és e-archiválás

Az e-számla hazai és nemzetközi szabványokra és jogszabályokra épül, és jogkövetkezménye teljes mértékben megegyezik a papír alapú számláéval. A biztonság éppen ezért kiemelt szereppel bír: az e-számlát időpecsét és fokozott biztonságú aláíró tanúsítvány hitelesíti. Aki elektronikus számlázást és e-archiválást szeretne választani a hagyományos számlázás helyett, mindössze pár lépést kell megtennie. Először is módosítani kell a szerződést, arra vonatkozóan, hogy az ügyfél elfogadja az e-számlát. Ez követően az e-számlázás ténye, és az ehhez szükséges információk rögzítésre kerülnek a számlázási rendszerben (pl. e-mail cím, URL). Ezt követően már csak az e-számla elkészítése, archiválása és ügyfélhez történő eljuttatása van hátra.

Az elektronikus számlázásnak és e-archiválásnak számos előnye van a hagyományos számlázással szemben, ezek közül a három legfontosabb: a költséghatékonyság, az időtakarékosság és a környezetbarát technológia.

Költséghatékony, hiszen nem kell költeni a posta költségekre, a nyomtatásra, sokszorosításra, a számlák másod-harmad példányainak tárolására. Jelentős idő takarítható meg vele, mert az ügyfél azonnal megkapja a számlát például e-mailen, a számla befizetése online intézhető, esetlegesen az e-számlával integrált megoldásként. Az archívumban történő keresés, a számla ismételt elküldése is jelentősen gyorsabb és hatékonyabb.

Az előnyök között azonban arról sem szabad megfeledkeznünk, hogy ez a számlázási mód igen környezetbarát, sokkal kevesebb papír és elektronikai eszköz felhasználása szükséges a folyamathoz, így a keletkezett hulladék mennyisége is sokkal kisebb, mint a hagyományos számlázás esetén. Egy uniós felmérés szerint az új technológia bevezetésével évente akár 3 millió tonnával csökkenthető lenne a CO2-kibocsátás.

Elsősorban azoknak a vállalatoknak érdemes áttérni az elektronikus számlázásra, amelyek nagy mennyiségben bocsátanak ki számlát. Az átállás beruházási költsége a mérettől függően eltérő lehet, de már havi ezer kibocsátott számla esetén is a beruházás kevesebb 3 év alatt megtérül, és utána már jelentős megtakarítást jelent. Amennyiben havi 1 000 számla kibocsátásánál maradunk, a számlázás akár fele annyiba is kerülhet, mint a hagyományos módszerrel, de a költség akár negyedére is csökkenhet, ha 10 000 számláról beszélünk havonta, derül ki a Noreg közleményéből.

A megvalósításhoz szükséges technológiai feltételek régóta adottak, azonban a jogszabályi területen számos lemaradással rendelkeztünk. Az alapvető jogszabályok már 2004-2005 során megszülettek (20/2004 PM rendelet az elektronikus számlázásról és a 7/2005 IHM az elektronikus dokumentumok archiválásáról), de ezek számos kérdést nyitva hagytak, vagy nem definiáltak egyértelműen.