Tíz tévhit az IT-outsourcingról

A piacelemzők véleménye szerint a jelenlegi gazdasági környezetben ez a folyamat még inkább felgyorsul, hiszen az informatikai tevékenység kiszervezése már rövidtávon költségcsökkentést, illetve hatékonyságot eredményez, amely a versenyképesség növekedéséhez vezet.

A haladó gondolkodású szervezetek már évekkel ezelőtt felismerték az IT-outsourcing stratégiai előnyeit, azonban még mindig számos olyan vállalattal találkozunk, amelyek vezetői a köztudatban élő tévhitek miatt bizalmatlanok az IT-outsourcinggal szemben. A NAVIGATOR Informatika Zrt. éppen ezért gyűjtötte össze a leggyakoribb tévhiteket, amelyek cáfolatának megismerése nagymértékben hozzájárul az IT-outsourcing megértéséhez és a szolgáltatás által kínált előnyök felismeréséhez.

Az informatikai outsourcinggal kapcsolatos legelterjedtebb tévhitek és cáfolataik:

1.: Az IT-outsourcing szolgáltatás bevezetése mindenképpen beruházással indul

Az IT-outsourcing nem minden esetben jár beruházással, hiszen egy korszerű informatikai rendszer akár változtatás nélkül is kiszervezhető. A NAVIGATOR azonban még ennél is komolyabb megtakarítási lehetőséget is kínál. Új BUDGET-IT szolgáltatásának keretében az alacsonyabb szolgáltatatási díjba a szolgáltatás igénybevételéhez szükséges eszközök finanszírozását is beépíti, így a megrendelők úgy csökkenthetik költségeiket, hogy könyvelésükben nem jelenik meg beruházás. A BUDGET-IT legalább 40, de több éves távlatban akár 80 százalékos költségmegtakarítási lehetőséget biztosító PC-mentes irodai munkakörnyezetet kínál. Bevezetése során legalább 5 évig nincs szükség a gyorsan elavuló asztali PC-k rendszeres cseréjére és a szervereket is a szolgáltató biztosítja, ezért a szolgáltatás fél évtizedre befagyasztja az informatikai beruházási költségeket.

2.: Az IT-outsourcing szolgáltatás költsége magasabb, mint az insourcing

Az informatikai rendszer külső szolgáltató általi üzemeltetése olcsóbb, mint a saját munkatárssal, insourcing keretében végzett rendszerüzemeltetés. Egy 150 munkaállomással és 3 telephellyel rendelkező vállalat informatikai rendszerének üzemeltetése esetén például az IT-outsourcing szolgáltatás költségszintje 40 százalékkal alacsonyabb, mint az insourcing költsége. A költségmegtakarítást az IT-outsourcing szolgáltató szerződésben rögzített feltételek szerint garantálja.

3.: IT-outsourcing esetén a vállalat bizalmas adatai illetéktelen kezekbe kerülhetnek

IT-outsourcing esetén a vállalat bizalmas adatai nagyobb biztonságban vannak, mint egy belső rendszergazda kezelésében. A cégek általában nem rendelkeznek specifikus módszertannal, megfelelő szakemberekkel, valamint tanúsítványokkal az információbiztonsági rendszerek az üzemeltetésére. Ezzel szemben az informatikai rendszer külső üzemeltetője szerződésben garantálja a magasabb biztonsági szintet a vállalatot fenyegető külső-, és belső támadások ellen egyaránt. A NAVIGATOR Informatika Zrt. a legszigorúbb követelményeknek is megfelelő szolgáltatói háttérrel és műszaki felkészültséggel rendelkezik, rendszerüzemeltetési szolgáltatását nemzetközi ITIL módszertan szerint végzi. Fokozott figyelmet fordít az általa üzemeltetett informatikai rendszerek biztonságára, illetve a felügyelt adatok bizalmas kezelésére. A NAVIGATOR információ-biztonsági irányítási rendszere megfelel a világ egyik legmagasabb szintű minősítési követelményének, az MSZ EN ISO 27001:2005 szabvány előírásainak, így ügyfelei biztosak lehetnek abban, hogy üzleti adataik kevésbé kerülhetnek veszélybe, mint házon belüli üzemeltetés esetén.

4.: A külső szolgáltató reakcióideje hosszabb, mint a saját rendszergazdáé

Az IT-outsourcing szolgáltató reakcióideje általában rövidebb, mint a saját rendszergazdáé. A NAVIGATOR Informatika Zrt. ügyfélszolgálati rendszerével napi 12 órában áll az ügyfelek rendelkezésére és 24 órás ügyeletet tart, Call Centere folyamatosan elérhető. A munkatársak a hibabejelentést azonnal regisztrálják, különálló incidensként kezelik és az esetek túlnyomó többségében távvezéréléssel be is avatkoznak. Ennek köszönhetően a belső üzemeltetés időnkénti kapacitáshiányával szemben a NAVIGATOR garantáltan 1 órán belül megkezdi a probléma megoldását még akkor is, ha munkatársa nincs a cég telephelyén, a várakozási idő pedig különleges körülmények között is minimális. A saját munkatárs reakciója ezzel szemben a legritkább esetben azonnali. Mivel eseti hibabejelentés alapján dolgozik, a problémát, és a megoldást nem rögzíti írásban, nem követhető, milyen prioritási rendszerben szolgálja ki a belső ügyfeleket.

5.: Az IT-outsourcing szolgáltatás bevezetésével a belső informatikus munkanélkülivé válik

Az IT-outsourcing szolgáltatás igénybevételével a belső informatikus nem feltétlenül válik munkanélkülivé. Az IT-outsourcing szerződés megkötésekor az ügyfél kérhet foglalkoztatási garanciát az átvételre kerülő alkalmazottak adott százalékára vagy egyes beosztásokra vonatkozóan. A NAVIGATOR Informatika Zrt. a munkajogi kérdéseket az IT-outsourcing szerződésektől függetlenül kezeli, és számos olyan ügyféllel rendelkezik, amelyeknek az informatikai személyzetét az erőforrás-kihelyezés során átvette. A NAVIGATOR a korábbi informatikai alkalmazottak átlagosan 70 százalékát foglalkoztatja tovább, egy-két éves foglalkoztatási garanciát nyújtó szerződés keretében.

6.: Az informatikai rendszer kiszervezése a szoftverek lecserélését is jelenti

Az informatikai rendszer kiszervezése nem jelenti minden esetben a szoftverek lecserélését, az IT-outsourcing szolgáltató ugyanis semmilyen szoftver használatát nem írja elő ügyfelei számára. Az azonban tény, hogy az IT-outsourcing üzleti előnyeit éppen akkor lehet leginkább kibontakoztatni, ha a megrendelő szoftverei a lehető legegységesebbek. Igény esetén a NAVIGATOR átvilágítja ügyfelei meglévő informatikai rendszerét, és javaslatot tesz annak esetleges optimalizálására. Az eredmény ismeretében az ügyfelek eldönthetik, hogy az Egységes Informatikai Környezet (EIK) által elérhető megtakarítások indokolják-e a jelenleg használt szoftverek egy részének cseréjét, vagy up-, illetve downgrade-jét.

7.: Egy informatikai outsourcing szolgáltató az értékteremtő folyamatok ismeretének hiányában nem képes optimális rendszert javasolni

Az IT-outsourcing szolgáltató szakmai hozzáértésének köszönhetően képes ügyfelei számára optimális rendszert javasolni. Az IT-outsourcing szerződés megkötését követően a szolgáltatást megrendelő vállalatnak meg kell határoznia mi a legfontosabb működési területe, és milyen szolgáltatásokat igényel ennek a tevékenységnek a támogatására. Ezt követően a NAVIGATOR Informatika Zrt. konzultációs együttműködés keretein belül átvizsgálja a meglévő informatikai rendszert, majd jelentést készít, amelynek segítségével feltárja a kritikus pontokat, illetve a változtatásra ajánlott rendszereket. Miután pontosan megismerte az ügyfél informatikai igényeit és a meglévő infrastruktúrát, már szakmailag megalapozott tanácsokkal szolgálhat a rendszer optimalizálására, működésének stabilabbá és hatékonyabbá tételére.

8.: Az IT-outsourcing a teljes informatikai rendszer kihelyezését jelenti

Az IT-outsourcing nem jelenti minden esetben a teljes informatikai rendszer kihelyezését. A NAVIGATOR szerint az IT-outsourcing szerződés megkötésekor nagy hangsúlyt kell fektetni arra, hogy a szerződő felek közösen határozzák meg az elvárásokat – például a garantált üzemidőt és rendelkezésre állást -, illetve az SLA-kat (Service Level Agreement/ Szolgáltatási Szint Megállapodás). Az ügyfélnek a szolgáltató tanácsadói támogatásával kell meghatároznia, hogy mely tevékenységeit szervezi ki: például el kell döntenie, hogy a szoftverleltár kezelését, vagy a szerverek üzemeltetését rábízza-e a szolgáltatóra. A szolgáltatói tanácsadás azért előnyös az ügyfél számára, mert csak azokat a szolgáltatásokat kell igényelnie, amelyekre ténylegesen szüksége van.

9.: A total IT-outsourcing esetében a megrendelő elveszíti a kontrollt az informatikai rendszere felett

Ha egy vállalat IT-outsourcing szolgáltatást vesz igénybe, lehetősége nyílik teljes körű, azaz Total IT-outsourcingra is, ahol az üzemeltetésen túl a teljes eszközparkot is bérelheti. A megrendelő kontrollja informatikai rendszere felett Total IT-outsourcing igénylése esetén is teljes körű. A cégek saját informatikusai általában nem ITIL módszertan szerint dolgoznak: nincsenek lefektetett folyamatok, nincs nyomon követhetőség, nincs megfelelő elszámoltathatóság. Ezzel szemben kiszervezés esetén az ITIL “szabvány” szerinti működés átláthatóvá és “mérhetővé” teszi az informatikát, így a költségek pontosan igazodnak az igényelt szolgáltatások mértékéhez.

10.: IT-outsourcing esetén nincs dedikált személyzet, mindig más látja el az üzemeltetési teendőket, ezért nagyobb a hiba lehetősége

IT-outsourcing esetén kisebb a hibák előfordulási lehetősége. Egy IT-outsourcing szolgáltatónál az üzemeltetési feladatokról, illetve azok ellátásáról folyamatos dokumentáció készül, a beérkező hibabejelentéseket pedig call centeren keresztül regisztrálják. Ha a kapcsolattartó szabadságra megy, egy másik szakember veszi át feladatait, amely a pontos dokumentálásnak köszönhetően egyszerűen és hibamentesen valósul meg. Ezzel ellentétben a saját rendszergazda eseti hibabejelentés alapján dolgozik, sem a problémát, sem megoldását nem rögzíti írásban, ha pedig szabadságra megy, vagy távozik a vállalattól, nehéz újra bekapcsolódni a munkafolyamatokba, amely általában a problémák feltorlódásához vezet.

“Az IT-outsourcing alapvetően üzleti döntés, ezért már az IT-outsourcing szerződés elkészítésekor nagy hangsúlyt kell fektetnünk a jövőben elvárt szolgáltatási szintek, illetve a szerződéses garanciák tisztázására, hiszen a szolgáltatás során szerzett rossz tapasztalatok nagymértékben erősíthetik a tévhitek kialakulását, azaz növelhetik a bizalmatlanságot az IT-outsourcinggal szemben” – mondta Juhász Lajos a NAVIGATOR Informatika Zrt. vezérigazgatója. “Mi a hosszú távú és sikeres együttműködésben hiszünk, éppen ezért tevékenységünk során mindig arra törekszünk, hogy kölcsönös bizalmon alapuló kapcsolatot alakítsunk ki ügyfeleinkkel, és már a szerződéskötéskor minden szakmai támogatást megadjunk leendő partnereink számára” – tette hozzá a vezérigazgató.

Az IT-outsourcing iránti igény a jelenlegi gazdasági helyzetben fokozottan jelentkezik, hiszen napjainkban minden vállalat arra törekszik, hogy növelje termelékenységét, megőrizze versenyképességét, ugyanakkor minél nagyobb költségmegtakarítást érjen el. Az IT-outsourcing számos előnnyel jár egy vállalat, vagy egy intézmény számára, mert nemcsak biztosítja az informatikai rendszer hatékony üzemeltetését, az üzembiztonságot, üzemfolytonosságot, hanem kalkulálható, fix költséget jelent a szervezetek számára. Azonban ahhoz, hogy ezeket az előnyöket egy hosszú távú partneri együttműködés során maximálisan ki lehessen használni, nagy hangsúlyt kell fektetni a szolgáltatás mozgatórugójára, az IT-outsourcing szerződésre. A NAVIGATOR Informatika Zrt. véleménye szerint az IT-outsourcing szerződés legfontosabb kritériuma, hogy a felek alaposan átgondolják, és pontosan rögzítsék, mely tevékenységekre és eszközkészletre terjed ki az együttműködésük. Addig, amíg egy alkalmazott korlátozott mértékben tehető felelőssé a hibás munkavégzését illetően, addig az IT-outsourcing partnerrel való együttműködés jogi szempontból is nagyobb biztonságot eredményezhet a vállalatok számára.