Egy online konferencia szervezése minden esetben kihívásokkal jár, legyen szó a résztvevők naptárainak összeegyeztetéséről, vagy a technikai megoldásokról. Talán még soha nem volt ennyire népszerű az online térben való együttműködés a hosszú hónapok otthoni munkavégzése miatt. A konferencia szervezői emiatt különösen nehéz helyzetben vannak, hiszen rajtuk múlik a technikai adottságok feltérképezése.

Milyen nehézségek adódhatnak egy online konferencián?

Ahhoz, hogy egy konferencia sikeres legyen, minden esetben megfelelő technikai elemekkel kell, hogy rendelkezzen. Akár személyes, akár online megbeszélésről van szó, szinte mindannyian átéltük már a nem működő mikrofon vagy projektor esetét. Online térben pedig megtapasztalhattuk a lefagyott képernyőt, a lenémított beszélőt vagy a homályos streaming képet.

Ezek elkerülése érdekében fontos szemügyre venni, mi és hol fulladhat kudarcba, és alaposan felkészülni rá. A cél minden esetben egy sima, hosszú várakozással töltött percek nélküli képileg és hangilag is jó minőséget nyújtó konferencia. Lássuk, mi szükséges hozzá!

1. Egy jól működő, kiváló videokártyával rendelkező számítógép, amely közvetíti az adást.
2. Szélessávú, gyors internetkapcsolat.
3. Egy olyan megbízható online konferencia szoftver, amely helyet ad az eseménynek. A nézők ezen keresztül csatlakozhatnak be, a szervezők pedig itt tartják a kapcsolatot velük, és prezentálnak.
4. Technikai próba, amely a konferenciát megelőzően esedékes, tesztelve az eszközök és az internetkapcsolat sikerességét.
5. Plusz eszközök abban az esetben, ha valamelyik utolsó pillanatban megadná magát (például laptop, egér, pointer stb.)

A legnépszerűbb online konferencia szoftverek

A zökkenőmentes adás érdekében elengedhetetlen a platformként szolgáló online konferencia szoftver alapos ismerete. Érdemes feltérképezni a technikai próba során, mi hol található, hogy élőben már kisujjból menjen.

A leggyakoribb szoftverek egyike a Zoom, amely 2021 óta valódi aranykorát éli az online átállás miatt. A Zoom letölthető alkalmazás formájában elérhető bármilyen telefonon, tableten vagy számítógépen, de akár böngészőből is használható, 100 felhasználó limitig. Képernyőmegosztási, prezentálási, és közönséget bevonó akár rajzolási feladatok is megoldhatók segítségével.

A Microsoft Teams szintén gyakori választásnak bizonyul konferenciák megrendezése során. Előnye, hogy rendkívül könnyen kezelhető, és a fájlmegosztás különösen jól működik a felhasználók között. Minden képernyőfelvétel a One Drive-ra kerül mentésre, így bármikor visszanézhetőek és elérhetőek.

A Google Hangouts és Google Meet azon vállalatok számára kedvező, akik Gmail alapú kommunikációt folytatnak. Így egy online konferenciára való csatlakozáshoz csupán egy naptár invitáció szükséges a megbeszéléshez tartozó linkkel. Nincs szükség bonyolult regisztrációra, vagy alkalmazások letöltésére. Egy kattintás, és a felhasználó már be is lépett!

A Google nagy előnye, hogy akár 250 ember számára is tarthat konferenciát, ezért nagy létszám esetén abszolút ez lesz a befutó. Kisebb eseményeknél pedig jó alternatíva lehet a Zoom vagy a Microsoft Teams.

Hogyan ajánlott felkészülni a konferenciára?

Mint minden konferencia esetében is, szinte említeni sem kell az alapos felkészülést mind szakmailag, mind technikailag. Az online tér kihívásai közé tartozik a kamera és mikrofon használat, amelyet a felhasználók szabadon kapcsolhatnak ki és be kedvük szerint.

Ezzel a visszajelzések is nehezebben jutnak el a prezentálókhoz, ezért érdemes a nézőket bevonva akár valamilyen interaktív feladatot, szavazást indítani.

A technikai részt illetően mindenképpen javasoljuk, hogy legyen a streamelő számítógép közelében egy szakértő IT-s kolléga. Az ő segítségével gyorsan felismerhetőek és orvosolhatóak a hardveres hibák, valamint szükség esetén gyorsan beüzemelhet egy új számítógépet.

Ahhoz, hogy a prezentálás sikeres legyen, elengedhetetlen a technikai próba, akár néhány lelkes, önként jelentkező kolléga segítségével. Így felhasználói oldalról is láthatják a szervezők, mi hogyan működik, és min lehet még javítani.

Egy sikeres online konferencia esetén a felhasználók semmilyen technikai bakit nem észlelnek, és sokkal nagyobb hatékonysággal tudnak figyelni az elhangzott információkra. A sikerhez tehát jelentősen hozzájárul az eszközök és szoftverek ismerete, kipróbálása. A váratlan helyzetek elkerülése végett érdemes minél többet kísérletezni, és a felbukkanó hibákat internetes vagy szakemberi segítséggel megoldani.