Due Diligence ellenőrzés virtuális adatközpont segítségével – biztonság a vállalatában

Amint a vállalatok fejlődnek, elkerülhetetlenül elérkeznek oda, hogy irányításuk mérlegelése (pl. pénzügyi, adózási, jogi) elkerülhetetlen legyen, és a vállalat érintett részlegei kötelesek kezelni ilyen folyamatot. Ez nem mindig könnyű vállalkozás, mivel minden ellenőrzés külső entitások – könyvvizsgálók, valamint pénzügyi, jogi és adózási tanácsadók – rendelkezésére álló vállalati dokumentumokat igényel. Ezek a dokumentumok gyakran bizalmasak vagy különös jelentőséggel bírnak a vállalat számára. Lényeges, hogy csak az engedélyezett személyek férjenek hozzá hozzájuk, és csak az ellenőrzés időtartama alatt.

Az ellenőrzés – hagyományos vagy elektronikus?

Néhány vállalat, amelyek hívei a hagyományos ellenőrzési módnak, továbbra is dokumentációjukat csak papír formában őrzi. Továbbá az auditáló cégek meghívása székhelyükre az egyetlen ésszerű megoldásnak tűnik. A vállalkozók úgy érzik, hogy ezen módon mindent ellenőrzés alatt tartanak, és az fontos dokumentáció jól védett, mivel sosem hagyja el a vállalat telephelyét. De hatékony-e ez? Az én ítéletem szerint nem teljesen. Nemcsak az ellenőrök utazási és küldöttségi költségeivel jár, hanem az ellenőrzés egyszerűen hosszabb ideig tart.

Minden bizonnyal a vállalat dokumentációját gyakrabban osztják meg az ellenőrökkel elektronikus formában online – pl. e-mailen vagy vállalati FTP szervereken keresztül. Ez kétségtelenül sokkal hatékonyabb megoldás, mivel az ellenőrök kényelmesen dolgozhatnak irodájukból, és az ellenőrzés rövidebb ideig tart. Az itt felmerülő kérdés azonban az, hogy ez a legbiztonságosabb módja-e az érzékeny fájlok megosztásának? Megfelelően védi-e a dokumentumok tartalmát, amikor e-mailben küldjük el őket? Biztosak lehetünk benne, hogy a bizalmas adatok nem kerülnek illetéktelen kezekbe? Mindig fennáll az emberi hiba kockázata, például dokumentumok véletlenül illetéktelen feleknek történő elküldése vagy ellenőrzés hiánya azután, hogy azokat elküldték az ellenőröknek. Még a vállalati FTP szerverek sem előzik meg ezeket a kockázatokat.

Data Room – irányítás az általuk megosztott dokumentumok felett

A bizalmas információk megosztásának folyamata lényegesen javítható a Virtual Data Room használatával – egy olyan rendszerrel, amelyet a kellően megalapozott vagy auditált igazolások végrehajtásához biztonságosan fejlesztettek ki. A VDR egy webes alkalmazás, amely a dokumentumok online megosztását biztonságos és ellenőrzött folyamattá teszi. Egyetlen dokumentumtárban csak engedélyezett felhasználók férhetnek hozzá a megosztott fájlokhoz: ugyanakkor, bármely helyről és 0-24-ben.

Az Adatközpontnak nincs szüksége semmilyen bevezetésre vagy beavatkozásra a vállalat IT infrastruktúrájában, valójában a kliensnek nincs szüksége haladó IT ismeretekre az Data Room használatához. A rendszer egy webböngésző segítségével érhető el – azonnal a vásárlást követően. Minden felhasználónak csak egy eszközre van szüksége az internet-hozzáféréssel. Míg egy FTP szerver futtatása során nincs szükség IT szakemberek bevonására, és a felhasználók könnyen eligazodnak majd a rendszerben. Az Data Room intuitív, rendkívül könnyen használható és felhasználóbarát felülettel rendelkezik.

Hozzáférés a fájlokhoz és ellenőrzés az ellenőrzési folyamat felett

Az ellenőrzött vállalatok számára az Adatközpontba történő dokumentáció elhelyezésének fontos előnye az, hogy különböztetni lehet az egyes ellenőrök hozzáférési jogait hozzá. Egy tárban például az ellenőrök csak bizonyos fájlokhoz és témakörökhöz férhetnek hozzá, vagy csak a dokumentációt tekinthetik meg csak olvasható módban. Az e-mailen keresztüli dokumentumok küldése ellentétben a Virtual Data Room minimálisra csökkenti a hibázás kockázatát, például az információk téves címzettnek való elküldése, és lehetővé teszi, hogy ugyanazon tárban különböző könyvvizsgáló cégekhez is megossza, akik egymás előtt nem ismerik egymást. Ezenkívül lehetővé teszi a folyamat teljes ellenőrzésének fenntartását és a dokumentumokban található információ védelmét. Az ilyen típusú Virtual Data Room alkalmazások beépített tevékenységi jelentésekkel rendelkeznek, amelyek segítik nyomon követni, hogy mi lett elérhető kinek és milyen mértékben. A jelentések emellett ellenőrzést biztosítanak a megosztott dokumentációval kapcsolatos munkafolyamat előrehaladása felett. Ezek segítségével a ellenőrzött entitás nyomon követi, ki nézte meg mely fájlokat, mennyi időt töltött el mindegyik dokumentumon, és mely IP címről léptek be. Ez lehetővé teszi a dokumentumokban szereplő bizalmas adatok többféle módon történő védelmét. További információkat találhat a VDR adatbiztonsági mechanizmusairól a “Minden, amit tudnia kell a Virtual Data Room” című cikkben.

Az Adatközpont használatával történő ellenőrzés – az előnyök

Másrészről az Data Room használatával történő ellenőrzés elsősorban kényelmet és megfelelő rendet jelent az ellenőrző vállalat munkafolyamatában – a dokumentumok világosan strukturáltak, automatikusan számozottak és egy helyen találhatók. A Virtual Data Room mechanizmusai lehetővé teszik a dokumentumok keresését cím és a dokumentum tartalmában található kulcsszavak alapján. Az ellenőrzési vezetők hatékonyan felügyelhetik a projekt végrehajtásának minden szakaszát, még akkor is, ha az ellenőrök távoli területeken vannak elhelyezve. Továbbá az alkalmazásnak beépített modulja van a bizalmas kommunikációhoz, amelynek segítségével kérdéseket lehet feltenni a konkrét fájlokkal kapcsolatban, vagy bizalmas párbeszédet lehet folytatni a felhasználóval.

További friss híreket talál a Technokrata főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!