Az adatok a legtöbb szervezetnél szétszórtan találhatók a különféle rendszerekben és alkalmazásokban.

A cégeknek így már az is kihívást okoz, hogy átlássák, mi hol található. Annak meghatározása pedig még nagyobb nehézséget jelent, hogy az információk közül mi számít érzékeny adatnak, így mi az, ami komolyabb védelemre szorulna. A Micro Focus szakértői olyan professzionális eszközt javasolnak, amely a teljes infrastruktúrában képes feltérképezni, osztályozni és megvédeni az értékes információkat.

A szervezetek egyre több kihívással szembesülnek, ha az adataik kezeléséről és biztonságba helyezéséről van szó. Miközben szigorodnak az adatvédelmi szabályozások, egyre nehezebb átlátni és felügyelni az adatokat, és gyakoriak az adatszivárgások.

Adatok és elvárások mindenhol

Az érzékeny információk számos helyen elszórtan találhatók: sok esetben külön adatbázissal dolgozik a HR, a pénzügy, az ügyfélszolgálat és az értékesítési részleg, emellett sok cégnél több fájlmegosztó megoldást, illetve e-mail-szervert használnak. Egyes alkalmazásokat a cégek „nyugdíjaznak” és lecserélnek anélkül, hogy átmozgatnák az ezekben használt információkat új programokba vagy tárolási helyekre. Ugyanakkor a compliance előírások miatt sok esetben továbbra is meg kell őrizniük ezeket az inaktív adatokat. Máshol viszont duplikálják az adatokat különféle célokból, például oktatási vagy fejlesztési projektekhez vagy éppen az éves jelentés elkészítéséhez. Ilyenkor jellemzően több táblázatban és fájlverzióban rendszerezik az információkat, melyek között az ügyfelek vagy a cég bizalmas adatai is megjelenhetnek. Ezekkel a dokumentumokkal később rendszerint nem foglalkoznak, és nem is törlik őket. Azok egyszerűen csak ott maradnak a szerveren vagy egyéb felületeken.

Ha a vállalatok nem tudják, pontosan mi minden található a különféle rendszereikben, akkor azt sem tudják, hogyan kell azokat az előírásoknak megfelelően kezelni. Mindeközben a cégeknek folyamatosan egyensúlyozniuk kell az előírásoknak való megfelelés és a hatékony, versenyképes működés között. Ehhez pedig elengedhetetlen, hogy könnyű és gyors együttműködést tegyenek lehetővé az alkalmazottak számára. A csoportmunka pedig nem csupán annyit jelent, hogy többen tudjanak egyszerre dolgozni egy dokumentumon, hanem azt is, hogy az alkalmazottak bármikor és bárhonnan biztonságosan hozzáférjenek a tartalmakhoz. A cégeknek ezért olyan eszközökre van szükségük, amelyek lehetővé teszik a fájlok felügyeletét, védelmét és biztonságos megosztását anélkül, hogy az negatív hatással lenne a felhasználói élményre.

Adatkezelés felsőfokon

Elengedhetetlen tehát, hogy a vállalatok pontosan átlássák és kezelni tudják az adatokat a teljes infrastruktúrában, a különféle rendszerekben és alkalmazásokban. A Micro Focus szakértői olyan professzionális megoldást javasolnak erre a feladatra, amely képes automatikusan azonosítani, elemezni és biztonságba helyezni az érzékeny adatokat, illetve folyamatosan lehetővé tenni azok felügyeletét. Ennek megfelelően alakították ki az új Data Discovery megoldást, hogy segítsék a vállalatokat az információk kezelésében.

Az eszköz képes automatikusan átvizsgálni a vállalatnál található teljes adatállományt, és feltérképezni a különféle típusú érzékeny információkat. Azonosítani tud például minden olyan személyes információt, amelyre kiterjed a GDPR, az ügyfelek postacímeitől kezdve az alkalmazottak személyi fájljaiig és információiig, amelyeket a HR-részlegnek kell nyilvántartania. A szoftver hibrid környezetekben is működik, számos különféle rendszerhez tud csatlakozni, beleértve az Office 365, SharePoint és Exchange megoldásokat. Így a helyszínen és a felhőben tárolt adatokat egyaránt fel tudja dolgozni, és a végén egyetlen központi felületen teszi láthatóvá a végeredményt.

Az érzékeny adatok azonosítása nagy teljesítményű indexeléssel és fájlelemzéssel történik, ezt követi az információk rendszerezése automatizált címkézéssel, a metaadatok kibővítésével, illetve a mintákat vizsgáló, előzetesen beépített analitikával. A szoftver az előforduló mintákat kontextusában elemzi, ami csökkenti a fals pozitív találatokat. Továbbá azt is lehetővé teszi, hogy a szervezetek finomhangolják ezeket a folyamatokat: létrehozhatnak vagy importálhatnak saját kifejezéslistákat, így a saját elvárásaiknak megfelelően alakíthatják a címkézést és rendszerezést

A Data Discovery ezután jól átlátható felületen összesíti az azonosítás és analitika eredményét, összegezve a bizalmas információk típusait és az azokat érintő kockázatokat. Az érzékeny adatokat megjelenítő irányítópultokon keresztül pedig arra is lehetőséget biztosít, hogy ezeket mélyebben is megvizsgálják. Emellett szükség esetén magától is képes megtenni a szükséges lépéseket ahhoz, hogy a legfontosabb dokumentumoknál szigorúbb védelmet és jobb adatvédelmi gyakorlatokat alkalmazzon.