eXpense: nem csak a szolgáltató iparban hódít a költségelszámolás

A time@work idő- és költségnyilvántartó (PSA) megoldás alappilléreit felhasználva az LLP programozói a közelmúltban elkészítettek egy önálló költségelszámoló megoldást, az eXpense-t. Mivel ez az alkalmazás iparág-független – ellentétben a time@workkel, amelyet mintegy 5 évvel ezelőtt kifejezetten a szolgáltató szektor számára fejlesztett az LLP – már minden olyan vállalat tudja használni, amely automatizálni szeretné a dolgozók költségeinek elszámolását, vagy a költségek elemzését. Az eXpense iránti élénk nyugat-európai érdeklődés után az LLP most Magyarországon és a régió többi országában is hasonló sikerekre számít.

A time@work által kínált összetett funkcionalitások egy részét – például az alkalmazottak által végzett tevékenységek és idők pontos rögzítését, ezek ügyfelekhez és projektekhez rendelését, a megfelelő konzultációs díjak meghatározását, stb. – jellemzően csak a szolgáltató szektorban alkalmazzák, míg a PSA megoldásokat jellemző egyéb nyújtotta funkciókra – így a költségelszámolásra és elemzésre – minden iparágban tevékenykedő vállalatnak szüksége van. Az eXpense kifejlesztése óta eltelt néhány hétben már több iparág – biztosítók, olajipar, informatika, stb. – vásárolta meg a rendszert, főként Nyugat Európában. Az Enzo Consulting például Írországban, Angliában és Svájcban lévő irodái számára vezeti be a megoldást 200 felhasználó számára.

Az eXpense megoldás igény szerint alakítható jóváhagyási procedúrái segítségével leegyszerűsíti a vállalatok dolgozói, azok felettesei és a pénzügyi osztályon dolgozók adminisztratív munkáját. A munkavégzés során felmerült – az alkalmazottak által készpénzben, vagy hitelkártyával fizetett – költségeket, akár egy távoli irodában ülve, pár perc alatt Weben keresztül is vissza lehet igényelni. Az eXpense bevezetése mindössze néhány napot vesz igénybe, a szoftverbevezetés költségei néhány hónap alatt megtérülnek, használata gyors és egyszerű. Az új alkalmazás gazdaságos alternatívát nyújt minden iparágban tevékenykedő vállalat számára.

A rendszer automatikusan képes egyazon időben felvitt különböző költségszámlák összesítésére, a különböző devizanemekben felvitt adatok egységesítésére, kikalkulálja az egyes költségtípusokra vonatkozó áfa-tartalmat és komplex jóváhagyási rendszere segítségével lehetőséget biztosít arra, hogy a felettesek engedélyezzék a munkatársak számára a kifizetést a házipénztárból.

A rendszerben lehet a gépkocsihasználat-elszámolással kapcsolatos információkat is tárolni, amelyhez kilométer-kalkulátor is tartozik. Az eXpense igen felhasználóbarát, melyet az is bizonyít, hogy például miután az alkalmazott megadja a költség fajtáját és bruttó összegét, a költségekhez a rendszer automatikusan hozzáilleszti a megfelelő főkönyvi számokat, melyeket továbbít a könyvelési rendszer számára. Az eXpense megoldás nemcsak az elszámolási folyamatok adminisztratív oldalát könnyíti meg, hanem lehetőséget nyújt az operatív költségek összetételének teljes körű elemzésére is, amelynek eredményeiből a vállalatvezetés értékes információkat kaphat.

„Nagyon örülök annak, hogy az eddigi eXpense bevezetésekben a magyar szakemberek is nagyon jó munkát végeztek. Örömmel tölt el a megoldás nyugat-európai sikere és úgy érzem, hogy az eXpense-nek Magyarországon és a többi kelet-európai országban is van jövője, hiszen használatával igazán könnyen kezelhető a költségelszámolások adminisztrációja.” – mondta Barbara Dreska, az LLP Budapest ügyvezető igazgatója, egyben az LLP Csoport egyik tulajdonosa.