Vállalatirányítási rendszer: eszik, vagy isszák?

Ma már a legkisebb szervezetektől a legnagyobbakig minden iparág, megtalálhatja a megfelelő informatikai támogató rendszert folyamatai hatékony működtetéséhez. A döntéshozóknak már csak a „mit” és a „hogyan” kérdéseket kell megválaszolniuk. Cikkünk ebben kíván segítséget nyújtani. Kérdéseinkre Kucsera István, a KFKI ISYS Informatikai Kft. projekt igazgatója válaszolt.

Terminal – Mi az integrált vállalatirányítási rendszerek szerepe egy vállalatnál, kinek milyen hasznot nyújtanak?

Kucsera István – A vállalatirányítási rendszerek elsődleges szerepe lerövidíteni az információáramlást a cég különböző egységei között és a lehető leggyorsabb, pontos adatszolgáltatás biztosítása az üzleti döntések meghozatalához. Ennek elengedhetetlen feltétele, az információk rögzítése azok keletkezési helyén valamint a többszörös adattárolás elkerülése. Az adatokat transzformálás nélkül kell elérhetővé tenni a vállalat minden pontján, lehetővé téve, hogy adott időben mindenki számára ugyanazok az adatok álljanak rendelkezésre. Ma már e nélkül nem lehet boldogulni, mert a felgyorsult piaci folyamatok megkövetelik a döntési mechanizmusok lerövidülését, a cégek élete múlik a reakcióidejükön és természetesen a megalapozott, megfelelő információs háttérrel meghozott üzleti döntéseiken.

Terminal – Mikor válik szükségessé egy vállalat életében egy ilyen rendszer bevezetése és milyen megfontolások alapján döntenek arról?

Kucsera István – Egy vállalat életében több olyan pont is lehetséges, amikor integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett dönt.

1. Méretben akkora lesz, hogy integrált informatikai rendszer nélkül nem képes üzleti folyamatait támogatni.

2. Olyan tevékenységet folytat, amely nagyon gyors információáramlást követel meg a cégtől.

3. Alkalmazkodnia kell a versenytársaihoz, akik már használnak vállalatirányítási rendszert, és ezáltal növelik teljesítményüket, javítják döntéseik pontosságát.

A döntéshozatalt a következő szempontok kísérik: A meglévő rendszereik, gyakran még mindig szigetrendszerek, nem elég rugalmasak, nem képesek megfelelő szinten leképezni az ügyviteli folyamataikat ill. nem képesek követni az ügyviteli folyamatok változásait. Emellett általános, hogy meglévő szoftverkörnyezetük nem képes számukra biztonságot jelentő adatszolgáltatási szintet biztosítani, jellemzően a többszörös adatrögzítés ill. a rendszerek közti adat transzfomáció miatt, illetve a vállalat nem tudja kinyerni a döntéseikhez szükséges információkat.

Terminal – Hogyan zajlik, milyen részfolyamatokból áll és meddig tart egy új rendszer bevezetése?

Kucsera István – Minden ERP rendszer bevezetőnek saját módszertana van. Messziről nézve ezek nagyon hasonlóak, az ördög azonban a részletekben rejlik. A legfontosabb lépései egy ERP rendszer bevezetésnek időrendben a következők:
1. Vállalati folyamatok felmérése

2. Vállalati folyamatok modellezése

3. Vállalati folyamatok újraszabályozása (BPR – Business Process Reengineering)

4. Rendszer testreszabás

5. Mintatermi tesztelés

6. Éles-használat előkészítése

7. Felhasználók oktatása

8. Éles-használat kezdete

A KFKI ISYS erőssége, hogy bevezetési módszertanunkat iparáganként külön specializáltuk, és aktualizáljuk is azt az új igényeknek megfelelően.

Jellemző továbbá a bevezetés módszertanunkra, hogy nem rendszer központú, azaz nem egy adott rendszert kíván minden felhasználóra „ráhúzni”, hanem adott felhasználó számára keresi meg a legideálisabb rendszert és egy optimalizált ügyviteli folyamat modellre testre szabja azt.

A bevezetés időtartama a vállalat méretétől függően néhány naptól kezdve akár 6-8-12 hónapot is igénybe vehet.

Terminal – Tapasztalataik szerint mennyire zajlik gördülékeny az átállás, jelent-e akadályokat a betanulás időszakában?

Kucsera István – Ez leginkább a bevezetés módszertanától, a bevezetést végző csapat szaktudásától és a megrendelő oldali elkötelezettség mélységétől függ. Fontos kérdés, hogy mennyire képes a bevezető partner a módszertan által diktált erőforrásokat a betanulás és az átállás gördülékeny megvalósulása érdekében felhasználni. Nagy szerepet kap ebben a bevezetési projektek vezetője, akinek következetessége, szakmai felkészültsége nagyban befolyásolja a projekt sikerességét.
A KFKI ISYS projektvezetői, tanácsadói és fejlesztői több mint 13 éves tapasztalattal rendelkeznek a vállalatirányítási rendszerek bevezetésében.

Terminal – Már meglévő különböző vállalatirányítási rendszerek (például: termelésirányító, főkönyvi rendszerek) összekapcsolásával megoldható-e rendszerintegráció?

Kucsera István – Ma már teljes körűen és alacsony ráfordítással megoldható. Az egyes rendszerek mögötti technológia fejlettsége olyan szintű, hogy teljes automatizálással és a rendszertől elvárt adatbiztonsággal teszik lehetővé, hogy különböző célfeladatokat ellátó esetlegesen különálló speciális szoftverelemeket integráltan összekössünk.

Terminal – Hogyan valósítható meg a különböző rendszerek adatbázisainak szinkronizálása, mennyire működőképes egy ilyen „toldozott-foltozott” rendszer?

Kucsera István – 8-10 éve jellemzően a rendszer által biztosított funkcionális keretek között igyekeztek megoldani az ügyviteli folyamatok kezelését. Ma egyedileg, a vállalati igények legszélesebb spektrumát lefedő, testreszabott rendszerek biztosítják a sikert.
A mai technológiai lehetőségeknek köszönhetően akár különböző adatbázissal rendelkező rendszerek is működtethetők. Az adatbázisok közötti szinkronizálási protokollok segítségével biztosítható a teljesen automatizált összehangolás adattorzulás ill. adattöbbszörözés nélkül.
A KFKI ISYS mindig is nagy hangsúlyt fektetett arra, hogy az általunk kínált megoldásokat a lehető legváltozatosabb környezetben alkalmazni tudjuk.

Terminal – A fejlett integrált rendszerek mennyire működnek platformfüggetlen környezetben? Milyen hardver illetve szoftver igényük van?

Kucsera István – Az ERP megoldásszállítók alapvetően két utat követnek. Az első típusú rendszerek jellemzően teljesen platformfüggetlenek mind adatbázis mind operációs rendszer mind hardver tekintetében, a második pedig egy bizonyos adatbázis és operációs rendszer platform mellett teszik le a voksukat. A kép rendkívül vegyes, azonban általános tendenciaként elmondható, hogy sajnos egyre inkább túlsúlyba kerülnek a második csoportba tartozó rendszerek.

A KFKI ISYS által forgalmazott rendszerek közül, az MFG/PRO egyik előnye éppen abban rejlik, hogy egyidejűleg képes 3 felhasználói felülettel működni, teljes mértékben operációs rendszer és hardver plattform független és támogat 3 adatbázis környezetet (Oracle,SQL,Progress).

A hardver igény a mai informatikai fejlettség mellett nem jelentős, az ERP rendszerek hardver igénye sokkal lassabban nőtt, mint ahogy a hardverek erőforrás tekintetében fejlődtek.

Terminal – Mekkora kockázatot vállal egy cég azzal, hogy az informatikai rendszerének működtetését egy külső cégre bízza? Mekkora veszély fenyegeti a bizalmas információit?

Kucsera István – Gyakorlatilag semekkorát, épp ellenkezőleg a kockázatát minimalizálja ezzel. Egy vezetői információs rendszerekkel foglalkozó cég a felhalmozódott szaktudásnak köszönhetően sokkal hatékonyabban, rugalmasabban tudja megoldani a bevezetéssel járó feladatokat.

Terminal – Mennyi idő alatt térülnek meg egy új vállalatirányítási rendszerbe fektetett milliók?

Kucsera István – A befektetés néhány éven belül megtérül, ez az időtartam azonban nagyban függ attól, hogy a bevezető csapat mennyire képes felismerni azokat a pontokat ahol az integrált rendszer használata közvetlen előnyt tud jelenteni. A másik kritikus kérdés, hogy az adott vállalat mennyire használja ki az integrált információs rendszer lehetőségeit. A KFKI ISYS mindkettőben segítségére tud lenni a jelenlegi és jövőbeli felhasználóinak. Cégünk rendkívül széleskörű referenciáinak köszönhetően nagy gyakorlattal segít az érzékeny problémák megoldásában. Alapelvünk, hogy a bevezetést követően is aktív háttértámogatást, folyamatos monitoringot biztosítunk partnereink számára, hogy rendszerüket optimálisan tudják használni.

Azokkal a kérdésekkel, hogy mekkora költség- és hibacsökkenés érhető el a bevezetett új rendszerrel, valamint, hogy mennyi időt spórolnak a vezetők a használatával, külön interjúban foglalkozunk.