A hibák közös felderítésével előzik meg a kudarcos projekteket

Saját klubszerűen működő iskolájuk a vállalati kultúra részévé tette, hogy a csapattagok segítségét kérhetnek egymástól, szégyenkezés nélkül tanulhatnak egymás hibáiból.

Tavalyelőtt és tavaly egymás után kétszer a HP Magyarország munkatársa nyerte el az Év Projektmenedzsere díjat, amiben minden bizonnyal szerepe van annak is, hogy a cégnél egyedi kultúrája alakult ki e szakma művelésének. A szolgáltatási üzletágon belül dolgozó 16 fős projektmenedzser-csoport évekkel ezelőtt létrehozta saját iskoláját, egy olyan klubszerűen működő szervezetet, amelyben szemináriumokat tartanak, tapasztalatcserét folytatnak, kibeszélik az elkövetett hibákat, illetve a szakmában jártasabb munkatársak egy belső mentorrendszer segítségével is támogatják rövidebb gyakorlati idővel rendelkező kollégáikat – tudtuk meg Czibók Zoltántól a csoport vezetőjétől. Munkaformáik egyszerre gyakorlatiasak és elméletiek: a legutóbbi szemináriumon például két esettanulmány és két menedzsmenteszköz bemutatása került terítékre. Az előbbiek megközelítése „így jártam, ez volt a buktató, amit így és így oldottam meg, te mit tettél volna” típusú volt, míg az utóbbiaké az, hogy „kipróbáltam ezt a technikát, úgy találtam, hogy ez és ez a hátránya, illetve ez és ez az előnye”.

Czibók Zoltán szerint egyfajta erkölcsi tartást ad a HP projektmenedzsereinek, hogy „kérdezhetnek”, azaz támogatást kapnak annak a projektvezetési alapszabálynak a betartásához, miszerint a feladatok megoldása során felvetődő, lehetséges problémákat előre kell látni, s jobb időben szólni, bevallani, ha az elakadás veszélye fenyeget, mint utólag megmagyarázni a hibát. A multinacionális társaság hazai vállalata igen kis hibaszázalékkal hajtja végre projektjeit, pedig a nemzetközi gyakorlatban nagyon magas az elhibázott, azaz a megrendelő által elfogadott, elvárt költségkereteket túllépő, a határidőket lekéső informatikai projektek száma.

A belső iskola persze csak kiegészíti a formális oktatást, például a HP regionális szintű felsőfokú képzéseinek stúdiumait, illetve a projektmenedzserek nemzetközileg elfogadott minősítéseit. A társaságnál például szinte minden projektvezető letette az egyik ilyet, a PMI PMP vizsgát – mondta el Molnár Zoltán, az Év Projektmenedzsere díj 2006-os nyertese. Ha a projektek végrehajtását a cégek működéséhez hasonlítjuk, akkor a projektmenedzserek a cégvezetők – foglalja össze szakmája lényegét. Érteniük kell az erőforrás-gazdálkodáshoz, a munkatársak motiválásához, az elszámolásokhoz, a dokumentáláshoz, a kockázatkezeléshez, illetve a kommunikációhoz, egyszóval alapképzettségükön túl mindenhez, ami egy vállalkozás irányításához is hozzátartozik.

Molnár Zoltán a Molnál működő összes asztali számítógép, illetve az azokat kiszolgáló számítástechnika hálózat átvételének levezényléséért kapta a szakmai elismerést. Az olajvállalatnál korábban a legkülönbözőbb részrendszerek működtek igen eltérő üzemeltetési formában. A társaság úgy vélte, ezek egységesítésére és megbízható működtetésére az erőforrás-kihelyezés nyújtja a legjobb lehetőségét, aminek ellátására a HP Magyarország kapott megbízást. A 2005-ben megkötött szerződés alapján 2006 első félévében kellett lebonyolítani az érintett munkatársak átvételét, a 6500 számítógép távfelügyeletének biztosítását, a hibajavítások és más szolgáltatások standardizált ellátását biztosító, minden lehetséges esetre kiterjedő szabályozás megalkotását és bevezetését. A határidőre teljesített megbízás nyomán az operációs rendszerek szintjéig nyújt outsourcing-szolgáltatást a HP.

Arra a kérdésre, hogy a projektvezető e projekt közben igénybe vette-e házi iskolájuk segítségét, igen a válasz. Tíz részprojekt futott egymás mellett, amelyek igen komplexszé tették a megoldandó feladatokat, elsősorban azok ütemezését, hiszen a részmunkák felelősei ugyanazokért az erőforrásokért, például szakértő munkatársakért küzdöttek egymással. Ha lehet, még a megszokottnál is több együttműködésre volt szükség. A háttértámogatás segített tisztázni ennek a komplex projektnek valamennyi nyitott kérdését, illetve egy szinte folyamatosan működő workshop keretében mintegy gördülő tervezéssel, részletről részletre haladva oldhatták meg a feladatot.

Az Év Projektmenedzsere díjat a szakma hazai képviselőből szerveződött Projektmenedzsment Fórum Szervező Bizottsága ítéli oda. A zsűri egyenkénti szavazással döntött a díj 2006. évi győzteséről, Molnár Zoltánról, a HP projektmenedzseréről, aki „A Mol desktop- és hálózatüzemeltetés outsource előkészítő program” sikeres vezetéséért kapta meg az elismerést.