A vállalatok a kiélezett piaci versenyben folyamatosan javítják teljesítményüket, komoly erőfeszítés

A piaci kényszer mellett fontos a fogyasztók elvárása, akik megszakítások nélkül kívánják használni telekommunikációs, szórakoztatóelektronikai, közlekedési eszközeiket, vagy éppen a banki, biztosítói szolgáltatásokat. A mindennapi életből vett példák mellett azonban az olyan speciális területeken, mint a pénzintézeti ágazatban, a felügyeletet ellátó hatóság részéről is elvárás a tőkekockázati előírásoknak történő megfelelés folyamatos biztosítása.

Az a vállalat, amelyik egy előre nem látható krízishelyzetben is fenn tudja tartani – minimálisan elvárt szinten – az üzletmenetét, nemcsak hogy nem kerül hátrányba versenytársaival, hanem előnyhöz is juthat azokkal szemben, amelyek ezt nem tudják biztosítani. Ez a fajta felkészülés már több évtizedes múltra tekint vissza, ám különös lendületet kapott a 2001. szeptember 11-ei, az Amerikai Egyesült Államokat és a 2003. március 11-ei, Európa több országát ért terrortámadások után. A felkészülési feladatok folyamatos fejlődése és egyre összetettebbé válása révén a vállalatok üzletmenet-folytonosságának fenntartására komplett menedzsmentrendszer alakult ki, amelynek mottójául a “Számíts a legjobbra, de készülj a legrosszabbra!” jelmondat szolgálhat.

A vállalatok üzletmenetfolytonosság-menedzsment (Business Continuity Management – BCM) rendszerének kialakításában, működtetésének támogatásában saját munkatársaik mellett külső segítséget is bevon(hat)nak, felhasználva ezzel a legjobb gyakorlatokat, illetve a szakértők által megszerzett átfogó tapasztalatokat. Ma még az az általános a vállalatoknál, hogy az üzletmenetfolytonosság-menedzsmentnek nincs kialakult szervezete, nincsenek felelősei, sem működési rendje, ezért célszerű az ezzel kapcsolatos feladatokat külső szakértő bevonásával, projekt keretében megvalósítani. Az AAM ügyfeleinél a BCM-rendszer kialakítását nemzetközi módszertanokra és a tanácsadó társaságok szakértői által megszerzett tapasztalatokra építve végzi el. A projekt keretében megvalósuló munkák esetében a szervezet munkatársai napi munkavégzésük mellett be tudnak kapcsolódni a BCM-feladatok végrehajtásába. A projektszerű munka további előnye, hogy a megrendelő munkatársai – a kivitelezés során – megtanulják az üzletmenetfolytonosság-menedzsment alapjait, valamint a BCM-rendszer működtetését.

A BCM-rendszer kialakításához fontos szempont annak meghatározása, hogy az adott vállalat folyamatorientált vagy funkcionális megközelítést alakított-e ki. A funkcionális megközelítésben a vállalat által ellátott főbb feladatokhoz igazítják a szervezeti felépítést, a vállalat tevékenységét. A folyamatorientált megközelítésben több szervezeti egységen is áthúzódó fázisok mentén alakítják ki a vállalat működését. A használt erőforrások kiesésének kockázati értékelése (lásd keretes) mutatja meg, hogy milyen fenyegetettségek okozhatják egy-egy folyamat kiesését. A kockázatelemzés során ki kell választani azokat az erőforrásokat, amelyek rendelkezésre állása kritikus a folyamat üzemelése szempontjából. Kézenfekvőnek tűnik, hogy a folyamatok az informatikai erőforrások esetleges kiesése miatt állnak le. Ez a megközelítés érthető, hiszen a technológia fejlődésével az üzleti folyamatok egyre több vállalatnál az informatikai támogató rendszerekben öltenek testet. Fontos azonban, hogy emellett meg kell vizsgálni a folyamatok végrehajtásának humán (minimális létszám, speciális kompetenciák és így tovább), valamint fizikai erőforrásainak igényét (épület és kapcsolódó közüzemi szolgáltatások). A külső szolgáltatók, például a pénz- és értékszállítás vagy a futárszolgálat is hatással vannak az üzletmenetre, ezért az általuk nyújtott szolgáltatások kockázatait szolgáltatásiszint-megállapodásokkal szokás kezelni.

A BCM célja, hogy a vállalat a nem várt eseményekre készüljön, és zökkenőmentesen, vagy minimális zökkenővel tudjon áttérni az alternatív működésre, azaz a normál üzletmenet átmeneti akadályoztatása esetén kéznél legyenek az alkalmazandó helyettesítő vagy elkerülő tevékenységek sorozata. A kritikus folyamatok (és az általuk használt kritikus erőforrások) kiesésének kezelésére akcióterveket kell kidolgozni. Ezekben pedig egységes szerkezetben kell dokumentálni azt, hogy rendkívüli helyzetben kinek, mit és hogyan kell tennie annak érdekében, hogy a vállalat az üzletileg kritikus szolgáltatásokat változatlan vagy csökkentett, de legalább minimálisan elvárható szinten tudja nyújtani. A vállalatok az üzletmenet-folytonosság fenntartása érdekében üzletmenet-folytonossági terveket (Business Continuity Plan – BCP) és katasztrófaelhárítási terveket (Disaster Recovery Plan – DRP) készítenek. A BCP az üzleti folyamatok fenntartásának eszköze egy katasztrófahelyzet esetén, a DRP pedig ilyenek elhárításával kapcsolatos feladatokra fokuszál elsősorban.

A BCM sikerének néhány titkaA kialakított BCM-rendszer folyamatos felülvizsgálata, a felmerülő változások szabályozott kezelése.

A vállalat vezetőinek elkötelezettsége a BCM mellett, a rendszer kialakításában és működtetésében részt vevő kollégák folyamatos közreműködése.

Nélkülözhetetlen a felelősségek, a szerepkörök, valamint a szervezeti egységek létrehozása és a kapcsolódó szabályzatok és irányelvek meghatározása.

A BCP-k és DRP-k készítése szükséges, de nem elégséges feltétele a BCM biztosításának.

Elengedhetetlen, hogy a BCP-ket és a DRP-ket az érintettek megismerjék, kipróbálják használatukat.

Az oktatások és tesztelések során szerzett tapasztalatoknak, módosítási javaslatoknak meg kell jelenniük a BCP-kben és a DRP-kben.

Forrás: AAMHasznos az üzleti hatáselemzésAz üzleti hatáselemzés (Business Impact Analisys – BIA) során abból a szempontból értékelik az AAM szakértői az egyes folyamatokat, hogy azok kiesése milyen hatással lenne a teljes szervezetre, illetve az érintett szervezeti egységekre. Ennek során – az ügyféllel egyetértésben – kiválasztják az összes folyamat közül azokat, amelyek kiesése kritikus következményekkel járna a szervezet működésére. Ez az előszűrés gazdasági szempontból is fontos. Figyelembe kell venni, hogy a vállalat kockázati kitettségének csökkentésére foganatosított intézkedéseknek (költségvonzatuknak) arányosnak kell lenniük az esetlegesen bekövetkező kárértékkel. Egyértelmű, hogy például egymillió forintos páncélszekrényt nem érdemes beszerezni százezer forint érték őrzésére. A kritikus folyamatok számának optimalizálása biztosítja a BCM-rendszer működtetésére fordítandó költségek elfogadható szinten tartását.