Számlagyár a MOM-Parkban

Az SAP Business One integrált vállalatirányítási rendszerre telepíthető bővítmény – legalább is a fejlesztők szerint – új fejezetet nyit az elektronikus számlázás történetében, mert használatával a vállalkozások másodpercek alatt létrehozhatják, hitelesíthetik és elküldhetik elektronikus számláikat.

Az elektronikus hitelesítési megoldásszállító NetLock Kft., és az SAP független szoftverfejlesztő (ISV) partnere a VariaTech Consulting Kft., Magyarországon ezidáig egyedülálló szoftvermodult fejlesztett az SAP Business One-t használó vállalkozások számára. A jól megjegyezhető fantázianevű BX eDoc+ szoftvermodul lehetőséget biztosít a felhasználóknak, hogy a jogszabálynak megfelelő módon elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számlát bocsássanak ki és azokat hiteles elektronikus bizonylat formájában őrizzék meg.

A alkalmazás segítségével csökken a munka-, a papír-, a nyomtatási-, tárolási- és posta költség, illetve a postai kézbesítéssel járó időveszteség – hangzott el a megoldás mai bemutatóján, az SAP mom-parki központjában. A két vállalat fejlesztése precedens értékű, mivel a korábbi elektronikus számlázási megoldásokkal ellentétben a hitelesítést végző bővítmény teljesen beépül az SAP Business One integrált vállalatirányítási rendszerbe.

A BX eDoc+ nem titkolt célja a papír alapú ügyintézés teljes megszüntetése. E misszióban fontos mérföldkőnek számít a BX eDoc+. A termék technológiai hátterének felhasználásával már tervben vannak további fejlesztések, amivel az SAP Business One felhasználók még több területen tudják használni az elektronikus aláírást. A tervezett fejlesztési területek a teljesség igénye nélkül: szerződések hitelesítése és befogadása, megrendelések, visszaigazolások hitelesített kezelése, levelezések hitelesítése – mondta Espán Zsolt, a Netlock senior projektvezetője. Hozzátette, az elektronikus ügyintézés, bár folyamatosan terjed, néhány terület még fehér foltnak minősül. Ám a BX eDoc+ bevezetésével egy fehér folttal kevesebb van az e-ügyintézés térképén.

A hiteles elektronikus számlázás és bizonylatmegőrzés jogi háttere Ma már kijelenthető, hogy Magyarországon minden jogi feltétel adott az elektronikus számlázás széleskörű elterjedéséhez, tehát a vontakozó szabályozások szempontjából felzárkóztunk az informatikailag fejlettebb társadalmakhoz. A hazai elektronikus ügyintézés elterjedésének első igazán meghatározó lépése az elektronikus számlázás lehetőségének megteremtése volt, amelyet a pénzügyminiszter 2004. 05. 01-én hatályba lépett 20/2004.(IV.21.) PM rendelete tett lehetővé. Jelenleg a 2008. január 1-től hatályos, többször módosított Áfa törvény határozza meg az elektronikus számlák kibocsátásának és tárolásának részletszabályait. Az Áfa törvény szerint az elektronikus számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kiadott időbélyegzővel kell ellátni.

Az Áfa törvény vonatkozó szabályai szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni, megbízva a feladattal egy, a Nemzeti Hírközlési Hatóság által nyilvántartásba vett archiválási szolgáltatót, illetve az elektronikus számla kibocsátója önmaga is eleget tehet a megőrzési kötelezettségnek, megfelelő archiválási rendszer kiépítésével. A 24/1995. (XI.22.) PM rendelet ugyanis lehetőséget biztosít arra, hogy a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya elektronikus formában is megőrizhető legyen, oly módon, hogy a számlaképet legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látják el.

Pályázati pénzek is segítik a bevezetést Fontos szempont, hogy a törvényi előírások szerint 8-10 évig kell megőrizni minden számviteli bizonylatot, ennyi idő alatt pedig olyan jelentős mennyiségű papír képződik, aminek tárolása, áttekintése sok fejtörést okoz a mindennapokban. Az elektronikusan előállított, majd időbélyegzővel ellátott számla a joghatásnak megfelelő módon tárolódik az SBO rendszerben. Szemben a papíralapú megőrzéssel a számla bizonylatának elektronikus archiválása egy biztonságosabb megoldást jelent. Adójogi oldalról a korábban megszokott papíralapú rendszerrel egyenértékű megoldásnak számít és a hiteles elektronikus számla formátumára vonatkozó APEH szabályozásnak teljes mértékben megfelel. Nem utolsó sorban az elektronikus számlázási megoldások bevezetésére számos pályázati lehetőség indult és indul az elkövetkezendő években, emellett pályázatok elbírálásakor az elektronikus számlaküldés további plusz pontokat, előnyöket jelent a pályázónak. Az Új Magyarország Fejlesztési Tervben a támogatott tevékenységek között nevesítve is szerepel az elektronikus számlázás megvalósítása. A felsoroltak mind meghatározó szempontok egy vállalkozás életében, de globálisan nézve a BX eDoc+ elsősorban környezetbarát. Használatával a cég papírfogyasztása jelentősen csökken, támogatva ezzel a környezettudatos magatartás megvalósítását.