10 tipp az IT kiadások optimalizálására

1.                 Beszéljenek a számok!

A nehéz gazdasági helyzetben az IT kiadások indokoltságának igazolása alapvető fontosságú. Még meghatározóbb szemponttá válik a befektetések megtérülésének, a működtetés költséginek áttekintése a beszerzések során. Egyes esetben a beszerzést végző munkatársaknak azt is mérlegelniük kell, valóban szükséges-e a prémium kategóriájú termékek megvásárlása, vagy kiválthatók olcsóbb megoldásokkal is. Azonban nem csupán a beszerzéseknél kapnak fontos szerepet a számok, a már meglévő rendszer működését is igazolni kell. A riportolás kritikus fontosságú, a számok egyértelmű, átlátható, grafikus módon történő bemutatása meggyőzheti a pénzügyi döntéshozókat.

2.                 Használjunk hardver eszközöket!

A hardver eszközök olyan dedikált berendezések, melyeken specifikus alkalmazások futnak. Az eszközökön futó alkalmazások működtetésére többnyire jelentősen kevesebb időt kell fordítani, hiszen ezek jórészt “plug and play” megoldások, emellett még biztonságosabbak is, hiszen leegyszerűsített operációs rendszereken futnak.

3.                 Használjunk többfunkciós eszközöket!

Az előzőhöz hasonló stratégiai elgondolás, melynek lényege, hogy két vagy több, valamilyen módon kapcsolódó alkalmazás egy eszközön fusson. A többfunkciós eszközök alkalmazása megakadályozhatja a vállalati infrastruktúrán belül az eszközök elburjánzását. Csökkenthető a kezelésükre fordított idő, valamint a szakemberek által nyújtott támogatás költsége. Többfunkciósak például az UTM (egységesített kockázatkezelési) eszközök, melyek több biztonsági alkalmazást (antivírus, anti-spam, VPN, betörésvédelem, tűzfal, tartalomszűrés) kezelnek egyetlen hardveren. Az IDC 2008. márciusi elemzése szerint a piac alsó szegmensében az UTM eszközök a routereket is ki tudják váltani, így szélesebb körű felhasználásuk prognosztizálható.

4.                 Távmunka

A vállalatok a távmunkára egyre inkább lehetőségként, nem pedig kihívásként tekintenek. A WorldatWork felmérése szerint, míg 2007-ben az amerikai cégek mintegy 30 százaléka indított távmunka programokat, addig egy évvel később ez az arány már 42 százalék volt. A távmunka üzleti szempontból is hasznos, a zöld kezdeményezések pedig szintén hozzájárulnak elterjedéséhez, ezen felül a munkatársak számára is jelentős motiváció lehet. A Dice munkaközvetítő cég tavalyi felmérése szerint az IT munkatársak 37 százaléka nyilatkozott úgy, hogy akár 10 százalékos bércsökkentést is elfogadna, amennyiben teljes munkaidőben távmunkában végezhetnék feladataikat. Mindez közvetlen módon lehetővé tenni az IT kiadások csökkentését, és a munkatársak számára kialakított infrastruktúrán is takarékoskodni lehetne. Mindazonáltal a távmunkához biztosítani kell a szükséges feltételeket, többek között a biztonságos távoli eléréssel lehetővé kell tenni, hogy az iroda és az otthon között az adatok sértetlenül áramoljanak.

5.                 Automatizált végpont ellenőrzés

A távolról, így az otthonról munkát végző alkalmazottak számának növekedésével a vállalatoknak szabályokon alapuló hálózati hozzáférést kell kiépíteniük. Első lépésként olyan eszközök használatát kell kötelezővé tenni, melyeken a legfrissebb biztonsági (antivírus, antispam) szoftverek vannak, így védve a vállalati hálózatot a kártékony tartalmaktól. Ezt követően a folyamatot a technológia segítségével automatizálni kell, mely ragaszkodik annak ellenőrzéséhez, hogy a végpontok minden esetben a szabályoknak megfelelő szinten védetten csatlakozzanak a hálózathoz.

6.                 Az informatikai beszállítók számának csökkentése

Az IT infrastruktúrák összetettségének és költségességének egyik legfőbb oka, hogy a vállalatoknál különböző gyártók eltérő szoftver és hardver termékei vannak jelen. Mindez gyakorta eredményezi, hogy jelentős külső vagy belső emberi erőforrást kell arra fordítani, hogy egymással nem kompatibilis eszközök, alkalmazások együtt tudjanak működni. A konszolidáció egyik lépése, hogy a termékek vásárlásánál egyik elsődleges szempont az iparági szabványoknak való megfelelés legyen. A második lépés a beszállítók körének leszűkítése olyan gyártókra, amelyek rendszeresen frissítik termékeiket, és az egyes verziók gördülékenyen együtt tudnak működni, így csökkentve az integrációs problémákat. Felvásárlások, cégegyesülések következményeként gyakran előfordul, hogy ugyanannak a gyártónak több megoldása is lesz ugyanarra a funkcióra. Mindenképpen ki kell iktatni a duplikációkat az alkalmazásokban, ezzel is csökkentve a licensz és a terméktámogatás költségeit.

7.                 Hosztolt szolgáltatások igénybevétele

A szűkössé váló anyagi keretek mellett a hosztolt, szolgáltatás-alapú ajánlatok egyre vonzóbbá válnak. A tradicionális, helyszínen működtetett alkalmazásokkal a szemben a SaaS (Software as a Service) és a managed services modell általában nem jár magas licenszelési költségekkel. Úgy kell tekinteni a SaaS modellre, mint egy lehetőségre a munkafolyamatok egyszerűsítésére, nem pedig mint veszélyforrásra. Ugyanilyen megfontolás alapján a már meglévő, belső help deskek is kihelyezhetők külső szolgáltatóhoz.

8.                 Cloud szolgáltatások igénybevétele

A cloud computing, mely nemrégiben került az informatikai közbeszéd középpontjába, valós lehetőséget kínál a kiadások csökkentésére, hiszen az alkalmazások a számítási felhőben vannak, így nem a helyi számítógépes erőforrásokat veszik igénybe. Így a vállalati infrastruktúra terhelése nélkül elvégezhetők az olyan műveletek, mint a hónap végi zárás vagy katasztrófa utáni visszaállítás, melyhez így külsőleg biztosított a háttér kapacitás.

9.                 Web 2.0-ás alkalmazások használata

A hatékonyság szolgálatába állíthatók olyan felhasználói alkalmazások, melyek ingyenesek, másrészt többnyire meg is találhatók az alkalmazottak otthoni vagy munkahelyi eszközein, használatuk pedig ennek köszönhetően nem igényel tréninget. Lehetővé teszik, hogy a munkatársak még könnyebben végezzenek otthonról munkát, gyorsabbá és hatékonyabbá válik az ügyfelekkel, üzleti partnerekkel való kapcsolattartás is.

10.            A hatékonyság növelése

Egy olyan világban, ahol minél nagyobb eredményeket kell elérni minél kisebb befektetésekkel, az informatikának olyan eszközökkel kell ellátnia a felhasználókat, melyek segítik a hatékonyság növelését. Mindig újabb és újabb, jobb és elegánsabb alkalmazások kerülnek a piacra, azonban megfontolandó, hogy a már meglévő alkalmazásokat kell jobban kiaknázni az újabbak beszerzése helyett, és nagyobb hangsúlyt fordítani arra, hogy a felhasználók megtanulják ezek minél alaposabb és sokrétűbb használatát munkájukban. Újabb és újabb alkalmazások bevezetése az alkalmazottaknak is folytonos kihívást jelent, mely nagymértékben csökkentheti a hatékonyságot.