Hogyan kezeljük információinkat?

“Az információs túlterheltség leküzdése manapság a legtöbb nemzetközi vállalat számára elengedhetetlen, és a jövőben is az lesz. Kutatási eredményeink segítenek az embereknek abban, hogy kihasználják a rendelkezésre álló eszközöket, valamint olyan stratégiákat és technikákat kezdjenek el alkalmazni, amelyek megkönnyítik a közös munkát és az információ kezelését” – mondta Jenny Perotti, a Xerox Innovációs Csoport etnográfusa. Az etnográfusokból álló kutatócsoport eredményei rávilágítanak arra, hogy a módszerek használatával a munkavégzés leegyszerűsíthető. Az adatok a Xerox termékek és szolgáltatások tervezésére is hatással vannak, így a hatékony munkahely kialakításához is hozzájárulnak.

A Xerox társadalomkutatói 30 éve tanulmányozzák, hogy a dolgozók hogyan kommunikálnak egymással, hogyan szervezik a munkájukat és általános ügyeiket. A szakemberek az etnográfia módszereit használják arra, hogy a mindennapi viselkedést nyomon kövessék.

A munkavégzés jövője (Future of work) című tanulmányuk alapján kilenc olyan tanácsot adnak, amelyek segítenek időt spórolni és leküzdeni az információáradatot.

– Tartsunk pihenőt! Kézenfekvőnek tűnhet, de kevés ember szakít rá időt. Iktassunk be szüneteket a napi munkavégzésbe. Már az is növeli a munka hatékonyságát, ha egy pillanatra eltávolodunk az íróasztaltól, de egy rövid szundítás méginkább felfrissít.

– Egyszerűsítsük az időbeosztásunkat. Próbáljuk meg az összes megbeszélést egy-egy napra időzíteni, így a fennmaradó napokon több időnk marad a bejövő információk feldolgozására. Sokkal jobban tudunk összpontosítani a teendőinkre, ha nem kell foglakoznunk a 20 perccel később kezdődő megbeszélés gondolatával.

– Archiváljunk. Nincs rosszabb, mint amikor túl sok információval kell megbirkóznunk. Rendszeresen archiváljuk tehát a dokumentumokat.

– Rakjunk rendet az asztalunkon. Attól függően, hogy mi a célunk velük, fűzzük le, rendszerezzük, vagy dobjuk ki a papírokat, amint megkapjuk őket. A fontos dokumentumokat szkenneljük be és mentsük el, így megszüntethető a káosz az asztalunkon. Próbáljuk ki, hogy a számítógép asztalán egyáltalán nem használunk mappákat, és amikor szükségünk van egy anyagra, a keresőt vesszük igénybe.

– Egy anyaggal csak egyszer foglalkozzunk. Sokszor azzal vesztegetünk el időt, hogy ugyanazzal az anyaggal visszatérően foglalkozunk. Válaszoljuk meg a bejövő információt azonnal, fűzzük le vagy töröljük/semmisítsük meg a dokumentumot, amint a kezünkbe kerül.

– Felejtsük el az ingyenes információt. Annak mindig ára van, gondoljunk csak a levélszemétre vagy a kéretlen megkeresésekre. Válasszuk a minőséget a mennyiség helyett. A számlák be- és kifizetését intézzük az interneten keresztül, és sose kérjünk ajánlatokat telefonunkra, illetve e-mail címünkre.

– Használjuk a kéznél lévő eszközöket. Használjuk ki, hogy telefonunk segítségével a megfelelő információt a megfelelő időben kaphatjuk meg. Nem kell például időt vesztegetni térképek és útvonaltervek nyomtatására, ha mobilkészülékünkről elérhetjük őket. A GPS-szel rendelkező telefonokon pedig aktuális helyzetünk alapján hasznos információkhoz juthatunk.

– Iratkozzunk fel RSS-gyűjtőkre, így az összes hírt egy felületen olvashatjuk.

– Menedzseljünk mobilon. Használjunk e-mail klienssel ellátott mobileszközt, hogy az irodától távol töltött időszakban is intézhessük az ügyeket. Ha egész nap nyomon követjük elektronikus levelezésünket, előre tudunk dolgozni, és a kisebb ügyeket azonnal elintézhetjük. Nem muszáj tehát tétlenül várnunk, hogy aztán a felgyülemlett e-mailjeinket kelljen ellenőrizni.