43%-kal csökkenthetők a céges kommunikációs költségek

A Siemens Enterprise Communications nyilvánosságra hozta a vállalati kommunikáció helyzetét elemző, „State of Enterprise Communications 2012” című tanulmányát, melynek eredményei szerint a tisztán IP-alapú infrastruktúra 43 százalékkal kevesebb költséget jelent a vállalatok számára a hagyományos PBX-rendszerekhez képest. A tanulmány egyrészt rávilágít, hogy a mobil munkaerő térhódítása a felhőalapú technológiák alkalmazásának bevezetésére ösztönzi a vállalatokat, másrészt viszont az alkalmazottak képzési, illetve létszámbeli problémái gyakran késleltetik az átállást az egységes kommunikációs (Unified Communications, UC) platformokra.

A globális tanulmány a vállalati kommunikációs gyakorlatokat – így a felhőalapú számítástechnika és mobil technológiák kommunikációs infrastruktúrákra gyakorolt hatásait – vizsgálta. Továbbá választ keresett arra, hogy a hagyományos PBX-rendszerek helyett alkalmazott IP-alapú kommunikáció használata milyen költségmegtakarításokat eredményez.

„Az üzleti kommunikációs technológiák és vállalati informatikai igények világszinten és hazánkban is átalakulnak. A közép- és nagyvállalatok túlnyomó része jelenleg a PBX-rendszerekről az IP-alapú rendszerekre tér át, ezzel párhuzamosan a helyszínen telepített infrastruktúrákról a felhőalapú megoldásokra helyeződik át a hangsúly. Az IP-alapú egységes kommunikáció a végfelhasználók termelékenységének javítása mellett azonnali költségmegtakarítást eredményez a vállalatok számára, és hazai térnyerése megkérdőjelezhetetlen. Az egységes kommunikációval kapcsolatban is folyamatosan nő az érdeklődés a vállalati szektorban, így az UC platformok elterjedésében Magyarországon a következő években várható áttörés – mondta Orbán Előd, az Enterprise Group ügyvezető igazgatója.

„Az Enterprise Group a Siemens Enterprise Communications Premier Distributoraként elkötelezett, hogy Magyarországon is megismertesse a vállalatokkal a Unified Communications és az IP telefónia által nyújtott üzleti előnyöket. Ennek érdekében ügyfeleinknek olyan rugalmas és nyílt vállalati kommunikációs megoldásokat biztosítunk, amelyek megfelelnek a speciális üzleti igényeknek, segítséget nyújtanak az informatikai rendszerek egyszerűsítésében, valamint támogatják a mobil munkaerő térnyerését és elősegítik az átállást” – tette hozzá Orbán Előd.

Az IP-alapú kommunikáció költséghatékony; a legtöbb vállalat vegyes IP-/PBX-alapú környezetet használ

A tanulmány leginkább figyelemre méltó megállapítása, hogy a tisztán IP-alapú kommunikáció éves szinten 43 százalékkal kevesebb költséget jelent a vállalatok számára a hagyományos PBX-infrastruktúrákhoz képest. Amikor egy vállalat tisztán IP-alapú rendszerre vált át, a hibrid környezetek lehetővé teszik a kockázatok csökkentését és a korábbi befektetések védelmét. A válaszadók 91százalékának válaszai szerint az IP-alapú kommunikáció és a korábbi PBX-rendszerek egyidejű használata a leggyakoribb.

A munkaerő mobilitása és területi szétszórtsága felgyorsítja a felhőalapú megoldások bevezetését

A vállalati munkaerő mobilitásának növekedésével a legtöbb vállalatnál a végpontok csupán 20 százalékát rendelik a központban található telefonokhoz. A tanulmány szerint a végpontok nagyobb része távoli vagy a telephelyeken található telefonokhoz (39%), valamint mobiltelefonokhoz (33%) tartozik. A telefonos ügyfélszolgálatok munkatársainak egyharmada pedig már otthonról dolgozik.

A vállalati kommunikáció fejlődésének köszönhető decentralizáció a felhőalapú megoldások bevezetésére ösztönzi a vállalatokat. A felmérésben résztvevők csupán 16 százaléka használ jelenleg felhőszolgáltatásokat, ennek ellenére a válaszadók 45 százalékának 2012-es kommunikációs tervében szerepelnek a felhőalapú megoldások, és háromnegyedük a privát felhőt részesíti előnyben a nyilvánossal szemben. A felmérés szerint a vállalatok elsősorban a webes együttműködést biztosító, UC- és videokonferenciás alkalmazások használatát tervezik a felhőalapú rendszerekben.

Az egységes kommunikáció prioritás, a készségbeli hiányosságok azonban problémát jelentenek

A válaszadók több mint 90 százaléka az IP-alapú webes együttműködést, az egységes kommunikációt és az IP-alapú videokonferenciát jelölte meg 2012-ben megfontolandó technológiáként, több mint felük pedig már használja is ezeket.

A vállalatok többségénél prioritásként tekintenek az egységes kommunikációra, a személyzeti kérdések azonban sokszor meghiúsítják az átállást. A válaszadók szerint az informatikai részlegek alkalmazottai gyakran nem rendelkeznek az újabb technológiák bevezetéséhez szükséges képességekkel, különösen a felhőalapú számítástechnika esetében. A válaszadók több mint fele úgy érzi, hogy az informatika túlságosan összetetté vált, és ha ehhez hiányos ismeretek és magas megtérülési ráta társul, az erősen gátolhatja a felhő- és UC megoldások bevezetését.

A válaszadók továbbá azt is értékelték, hogy alkalmazottaik mennyire állnak készen az egységes kommunikációra. Ennek megfelelően a három leggyakrabban említett terület, ahol a dolgozók kevésbé felkészültek: a privátfelhő-alapú kommunikáció, a nyilvánosfelhő-alapú kommunikáció, illetve a privát, WAN-alapú videokonferencia volt.

A tanulmány javaslatai:

• Vezessen be IT-alapú vállalati kommunikációt! Érdemes olyan natív, SIP-alapú szoftverarchitektúrát és -platformot keresni, amely központilag képes kezelni a konferenciahívásokat, az együttműködést, illetve a hang-, video- és szövegalapú, valamint a közösségi csatornákon keresztüli üzenetváltást. Ez a megközelítés nagyobb valószínűséggel eredményez harmonikus felhasználói élményt, alacsonyabb fenntartási költségeket és csökkentett komplexitást, mint a pontszerű megoldások összekapcsolása, vagy a korábbi architektúrák bővítgetése különböző képességekkel.
• Tekintsen úgy a felhőre, mint ami segít a személyzeti kihívások és a komplexitás kezelésében! A felhőalapú megoldások bizonyítottan gyors és rugalmas hozzáférést nyújtanak az új technológiákhoz és képességekhez, miközben kisebb terhet jelentenek az eszközbeszerzésnek, az informatikai részlegnek, valamint a vezetésre elkülönített költségvetésnek. Annak ellenére, hogy továbbra is dominálnak a vállalatok telephelyein üzemeltetett kommunikációs megoldások, a jövőben a cégek várhatóan nagyobb arányban alkalmaznak „hibrid” megoldásokat, amelyek a meglévő rendszereket egészítik ki új, felhő alapú képességekkel. Olyan szolgáltatót éri meg tehát keresni, aki részrehajlás nélkül képes telephelyi, privát, hibrid vagy nyilvános felhő megoldásokat ajánlani és biztosítani.
• Fontolja meg központosított munkamenet-kezelési kiszolgáló használatát, ami segít a vegyes PBX- és IP-infrastruktúra működtetési költségének csökkentésében! Az áttérés tervezése során jelentős szerepet játszhat a régi és új technológiák keverékének alkalmazása – amely megvédi a beruházásokat és integrálja a szervezeteket –, ugyanakkor házon belüli fenntartása nagy terhet róhat az informatikai részlegre, és túlzott komplexitáshoz vezethet. A hálózatkezelés egységesítésére, valamint a központosított alkalmazásokban a legolcsóbb, széles körű IP-útválasztás és közös tárcsázási tervek biztosítására képes központosított munkamenet-kezelési kiszolgáló enyhítheti ezeket a költségeket. Emellett segíthetnek a felügyelt szolgáltatások is, így az erőforrás-készletek és a szakértelem segítségével csökkenthető a teljes birtoklási költség (TCO).
• Fontolja meg a felügyelt szolgáltatások igénybe vételét, amelyek segítenek megoldani a személyzeti kérdéseket! A felügyelt szolgáltatások, valamint a használat alapján fizetett felhőszolgáltatások valódi lehetőséget jelentenek az informatikai és a kommunikációs részlegre nehezedő, folyton változó és növekvő méretű személyzeti és készségbeli erőforrásigények kielégítésére. Gazdasági szempontból is javasolt az együttműködés egy olyan szolgáltatóval, aki biztosítja és felügyeli a megfelelő környezetet. Így a működési költségek mellett csökkennek a toborzási és képzési igények is, és a vállalat több időt és erőforrást fordíthat az alaptevékenységére.
• Rugalmasan, és a teljes szolgáltatáskészletet szem előtt tartva kell kezelni a mobilitásból eredő igényeket. Napjainkban a területileg megosztott, és virtualizált vállalat a meghatározó szervezeti modell. Az egységes kommunikáció központosítása ugyanakkor számottevő mértékben csökkenti a teljes birtoklási költséget, valamint a privát vagy nyilvános felhő alapú megoldások, illetve a szerver alapú adatközpont-megoldások használatával jelentős előnyöket biztosít a mindennapi működés során. Emellett egységes rendszerben kínálja a biztonságot, a megbízhatóságot, valamint a konferenciaszolgáltatásokat és az együttműködést. A tanulmány emellett a hangalapú kommunikáció, az üzenetváltás, a konferencia, és az együttműködés területén is hangsúlyozza az olyan, szolgáltatásokban gazdag, nyílt és rugalmas mobilmegoldások szükségességét, amelyek a legelterjedtebb okostelefonokon és táblagépeken is futtathatók.

A „State of Enterprise Communications 2012” című tanulmányt a ReRez Research készítette 2012 januárjában. Az Amerikai Egyesült Államok, az Egyesült Királyság, Németország, Kína, India, Brazília, Oroszország és Svédország 500 főnél több alkalmazottat foglalkoztató vállalatai közül több mint 1 100 vett részt a felmérésben.