A hatékonyan kialakított dokumentum folyamatok több bevételt eredményezhetnek

 A Ricoh szerint a dokumentum folyamatok fejlesztése meglepő bevétel növekedést eredményezhet az olyan stratégiailag fontos területeken, ahol a költségcsökkentés tradicionálisan elvárt, mint pl. kereskedelem és marketing, ügyfél kommunikáció, szerviz és szolgáltatás, új termék kifejlesztése, számlafeldolgozás. A Ricoh szponzorálta IDC tanulmány szerint ez a növekedés elérheti a 10%-ot is.

Mi ennek az oka? A hatékonyan kialakított dokumentum folyamatok növelhetik az ügyfelek elégedettségét Az olyan hatékony folyamatok, melyek az ügyfél igényeit helyezik fókuszba, pozitívan hatnak az ügyfél elégedettségére, ami kritikus az ügyfélmegtartás és a bevételnövelés szempontjából. Ugyanakkor az ügyfelek átpártolhatnak a konkurenciához, ha alacsony hatékonyságú és eredménytelen ügyféloldali dokumentum folyamatokkal találják szembe magukat.

Ezeket a kijelentéseket támasztja alá az az új, Ricoh által szponzorált tanulmány, az “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth (September 2012).”  A tanulmány a Ricoh új Process Imperative kezdeményezés második jelentősebb eredménye. A tanulmány alapja az IDC nemrégiben készült globális felmérése, mely során 1516 dokumentum vezérelt üzleti folyamat gazdáját kérdezték meg.

A tanulmány alapján az ügyfelek elpártolhatnak egy vállalattól az elégtelen dokumentum folyamatok miatt. A válaszadók 69%-a kisebb eséllyel dolgozna együtt olyan vállalatokkal, melyek hatékonytalan és eredménytelen dokumentum folyamatokkal működnek. 60%-uk más céghez fordulna ilyen esetben, és 57%-uk másokat is óvva intene az adott vállalattól.

Jó hír, hogy a hatékonyabb dokumentum folyamatok növelhetik a bevételt. 10 válaszadóból több mint 8 szerint az ügyféloldali dokumentum vezérelt üzleti folyamatok optimalizálása növelheti a bevételt – átlagosan 10,1%-kal. Ezt az ügyfél kommunikáció javításával, a kereskedelmi folyamatok átalakításával és az ügyféltámogatás fejlesztésével érhető el.

A Ricoh a dokumentum folyamatok bevételnövelő potenciáljának kiaknázására számos megközelítést javasol.

• Az ügyfél elégedettséget holisztikusan kell vizsgálni. Az információ beérkezik a szervezethez (input), ez az információ feldolgozásra kerül, majd megkapja a megfelelő személy a megfelelő időben (output). Hogyan integrálhatjuk az ügyfelet mélyebben a folyamatokba annak érdekében, hogy a számára fontos információt a megfelelő időben kapja meg? Hogyan biztosíthatjuk ugyanezt a beszállítóknak és a disztribúciós partnereknek? Látható, hogy a folyamat kulcsfontosságú szereppel bír.
• A dokumentum és információs folyamatok korszerűsítése erősíti a meglévő kapcsolatokat. Közelebbi kapcsolatba hozza az alkalmazottakat az ügyféllel. Például a mobil munkaerő erősítésével, a felmerülő problémák az ügyfélnél oldhatók meg. Ugyanígy a dokumentum folyamatok fejlesztése optimalizálhatja a kommunikációt az üzleti folyamatban, így kijavíthatóak olyan kritikus hiányosságok, amik az ügyfelek elvesztését eredményezhetik.
• Bár a folyamatok kulcsfontosságúak, az eredmény az, ami igazán számít. Az optimalizált folyamatoknak a megfelelő információt kell biztosítaniuk a megfelelő időben a megfelelő személyeknek, így azonnal meghozhatóak a helyes üzleti döntések. Ha ez nem adott, az erőfeszítések hiábavalóak.

A Ricoh az egyedi Menedzselt Dokumentum Szolgáltatások megközelítésével segít ügyfeleinek egy átfogó dokumentum folyamat fejlesztési stratégia végrehajtásában, mely segít a költségek csökkentésében és potenciálisan a bevételek növelésében. A Ricoh már bizonyított metodológiája (Megértés, Fejlesztés, Átalakítás, Irányítás és Optimalizálás) segít meghatározni egy vállalat kulcsfontosságú folyamatait, majd olyan szolgáltatásokat dolgozni ki rá, amely segít az ügyfélnek mérhető és fenntartható üzleti eredményeket elérni.

A több ezer implementáció során szerzett tudás segítségével a Ricoh rálátást nyert a mai vállalati környezetek legfontosabb üzleti problémáira, mint például a költségmenedzsment, környezeti fenntarthatóság, információbiztonság, üzleti folyamathatékonyság, szervezeti változás menedzsment, az információs dolgozók (iWorker) hatékonysága, információ optimalizálás és stratégiai infrastruktúra. Ez a mélyebb rálátás segít felgyorsítani a folyamat első lépését – Megértés – így az ügyfelek hamarabb kezdhetik meg a fejlesztési fázist és a lehető leggyorsabban realizálhatják az ezzel járó előnyöket.