Céges ügyintézés elektronikusan – 2 óra alatt 2 heti munka

2005. november 2-át írunk.
Kovács Úr éli az egyéni vállalkozók mindennapi életét. Jól megy az üzlet, az elmúlt néhány évben egyre több megrendelést kapott, ezért úgy gondolja, eljött az ideje hogy felvegyen egy alkalmazottat, és egy nagyobb telephelyet béreljen. A megrendelők igényeinek magasabb szintű kiszolgálásának érdekében tevékenységi körét is bővíteni szeretné.

A múlt
Eddig csak havonta kétszer kellett egyeztetnie a könyvelőjével: először a munkavállalói, társadalombiztosítási, egészségügyi és a kötelezően fizetendő nyugdíjbiztosítási járulékok, másodszor a havi ÁFA bevallás miatt. Minden könyvelőlátogatási körútja a formanyomtatványok kitöltésével, befizetendő összegekről szóló csekkek átvételével kezdődött, majd a postán fejeződött be. Közben alkalmanként legalább 4 óra telt el utazással, sorban állással, ajánlott szelvények kitöltésével és iktatásával. És akkor még minden simán ment…

Szerencsére 2005. január 1-je óta a magánnyugdíj-pénztári bevallását minősített tanúsítványának birtokában már elektronikus formában intézte, ezzel már eddig is megspórolt havonta egy 4 órás utat.

A kihívás
„Mi lesz most, hogy lesz egy saját alkalmazottam? Mennyivel több ügyintézést jelent majd ez?”- gondolt bele Kovács Úr munkáltatói helyzetébe.

Kovács Úrnak a munkába lépés kezdetéig – tehát még ma -, be kell jelentenie alkalmazottját a Munkaügyi Nyilvántartó Központba, és összesen 15 nap áll rendelkezésére, hogy a nyugdíjbiztosítási és egészségbiztosítási igazgatási szervhez is bejelentse. 15 napja van arra is, hogy vállalkozói igazolványában kibővítse tevékenységi körét – ezt persze az illetékes okmányirodában kell bejelenteni. Ha székhelyét is áthelyezi az új telephelyre (márpedig a napi postát oda szeretné irányítani), az új címet nem csak a vállalkozói igazolványban kell módosítani, de az iparűzési adó miatt ki-, és be kell jelentkezni az illetékes önkormányzatoknál, majd a számlavezetést végző bankban, és további jó néhány hatóságnál, mint például az APEH és az TB.

„Ha 2 héten keresztül naphosszat személyesen intézem ezeket – márpedig csak így lehet -, ki fogja betanítani az új munkaerőt, és elvégezni a megrendelők elvárása szerint a napi feladatokat? Most, hogy van egy alkalmazottam, én már nem is dolgozhatok, csak egész álló nap a hivatalokba kell járnom?” – gondolt bele Kovács Úr, és magába roskadt. Szerette munkáját: a tervezést, a megvalósítást, ahogy kezei alatt életre kel a „termék”. Igazi alkotómunka.

A megoldás
Kell, hogy legyen erre egy megoldás. „Ma november 2-a van, az azt jelenti, hogy november 1-je óta hatályba lépett a KET törvény, amely ezután lehetővé teszi több ügyem elektronikus intézését is”- döbbent rá a kézenfekvő megoldásra. Elővette széfjéből az elektronikus ügyintézés kulcsát, pontosabban kulcspárját – azaz a személyre szóló minősített tanúsítványát tartalmazó chipkártyáját-, mellyel teljes bizonyító erejű magánokiratokat tud létrehozni. A chipkártya bárhová elvihető, és egy erre alkalmas kártyaolvasó segítségével használható.

Kovács Úr leül számítógépe elé. A hatóságok honlapjain kitölti a nyomtatványokat, majd elektronikus aláírásával hitelesíti, ellátja időbélyeggel, és elküldi az Interneten. Nem okoz gondot az sem, hogy új alkalmazottja másik magánnyugdíj-pénztárba tartozik, hiszen az elektronikus úton beküldött bevallás miatt nem kell 2 különböző nyomtatványt 2 különböző helyre postázni.

Maga is meglepődik, amikor a fentiekben felsorolt utolsó adatszolgáltatási kötelezettségének is eleget téve még mindig csak 2 óra telt el az ügyintézés kezdetétől számítva. És már előre örül, hogy év végén a vállalkozás mérlegének közzétételi költsége a korábbi 15.000 Ft helyett elektronikus úton beküldve csak 3.000 Ft lesz.

„Igazi versenyelőnyre tettem szert”- gondolja Kovács Úr, és a jól végzett munka után elégedetten visszahelyezi széfjébe a minősített tanúsítványát tartalmazó chipkártyát. Hiszen körültekintően vigyáznia kell rá, elvégre ez is legalább olyan fontos, mint a céges bankkártya.