Az Outlook a teljes levelezést és beállításainak egy részét is (általában) egyetlen, .PST file-ban, a Personal Foldersben tárolja, és használat közben folyamatosan ehhez fordul olvasási és írási műveleteivel. Ez az eljárás rendkívül egyszerűvé teszi a levelezés elmozdítását és egyéb jellegű, nem outlookos kezelését, azonban – mivel a felhasználók döntő többsége esetében egyetlen állományról van szó – a teljes adatvesztés kockázatát is magában hordozza.
A .PST file-ok egyébként – nem futó Outlook esetén – a felhasználó számára is hozzáférhetők, ugyanakkor a biztonsági másolatok hatékonysága szempontjából fontos, rendszeres időközönként való mentésük során a kezelésük nehézkes lehet, különösen nagyra nőtt méret esetén.
Ezen a problémán segít az Outlook Personal Folders Backup nevű segédprogram, melynek legújabb verzióját a napokban adta ki és tette ingyenesen letölthetővé a Microsoft. A segédprogram az Outlookba add-inként épülve (File/Backup) a felhasználó által beállított időközönként készíti el a kiválasztott Personal Folders (.PST) file-ok biztonsági másolatát, a kliens futó állapotában is.
Az Outlook Personal Folders Backup az Outlook 2000/XP után az Outlook 2003-at is támogatja.