Irodatechnikai korszerűsítés outsourcing konstrukcióban

Az elkövetkezendő hetekben az utolsó finomhangolások is befejeződnek a Dunaferr Rt.-nél, ahol a Canon eszközeivel és szoftvereivel korszerűsítették az irodatechnikai eszközparkot, amelynek üzemeltetési költségeiben ennek köszönhetően 20 százalékos költségcsökkenést terveznek.

Az év közepétől 1.500-an használják majd a helyben készült, illetve Interneten/Intraneten vagy telefaxon kapott dokumentumok nyomtatásra és másolásra a Canon több mint száz (nagyteljesítményű, hálózatba kötött) készülékeit, amelyek szkennelésre, faxolásra, illetve i-fax és email fogadására és továbbítására is alkalmasak.

Gazdasági szempontból a Dunaferr számára kifejezetten kedvező, hogy a berendezéseket a klasszikus outsourcing-konstrukció keretében telepítette a Canon Hungária Kft. – így a megrendelő beruházás nélkül csak a pontosan követhető üzemeltetési kiadásokat téríti –, költségtervezési és -figyelési szempontból pedig egyedülálló elemzési és számlázási lehetőségeket biztosítanak a Canon szoftveres megoldásai.

A Dunaferr társaságcsoport irodatechnikai parkjának korszerűsítésére szóló megbízást, és a legalább négyéves időtartamra érvényes üzemeltetési jogot tavaly augusztusban nyerte el a Canon Hungária Kft. A meghívásos tenderre a hazai irodatechnikai piac három meghatározó résztvevőjét kérte fel a Dunaferr Rt. fejlesztési stratégiájuk fő irányvonalába a költség hatékony központosított másoló- és nyomtató-rendszer kialakítását, valamint a precíz elemzésekre is alkalmas szoftver-háttér kiépíthetőségét sorolták.

A tenderkiírás legfőbb célja az volt, hogy az irodatechnikai eszközpark konszolidációját követően az üzemeltetési költségeket önálló beruházás nélkül legalább 20 százalékkal csökkentsék, így a szempontok között értelemszerűen a teljeskörű outsourcing-megoldás megvalósíthatósága is szerepelt. A 95 százalékos rendelkezésre-állás biztosítása, az azonnali megjelenést biztosító helyszíni szerviz-háttér, valamint a HelpDesk kialakítása és az oktatás lebonyolítása szintén része volt a kiírásnak. Az ajánlat elkészítését megelőző helyszíni felmérésben – tekintettel a feladat jellegére és nagyságára – a Canon Hungária Kft. és a Műszertechnika Rendszerház Kft. együttesen vett részt.

A projekt jelentőségét jól mutatja, hogy a Dunaferrnél ma már több mint 1.000 (év közepétől pedig 1.500) egyéni azonosító-kártyával rendelkező felhasználó élvezheti az egyik legkorszerűbb hazai irodatechnikai rendszer előnyeit. Minden kinyomtatott, másolt illetve faxon küldött vagy fogadott dokumentum pontosan nyomon követhető a PrintLog Accounting Server (PAS) szoftvercsomag szolgáltatásainak köszönhetően, így a kapcsolódó költségek több szinten (gazdasági egységek, osztályok, személyek) leválogathatók, kiértékelhetők.

A szerződés értelmében az újonnan telepített eszközöket a Dunaferr nem vásárolta meg, a Canon Hungária Kft. – outsourcing-konstrukció keretében – négyéves üzemeltetési szerződéssel működteti az irodatechnikai rendszert. A szolgáltatásért kiszámlázandó összeg kizárólag (az előállított dokumentumok számával arányos) ténylegesen felmerült költségeket tartalmazza.

Az előzetes felmérések szerint havonta (másolással együtt) várhatóan 1,2 millió nyomat elkészítésére alkalmas rendszert kellett kiépíteni. Az igények összesítése után a Canon négyféle multifunkciós eszközét ajánlotta pályázatában: színes dokumentumok készítésére az iRC 3200 N jelű készüléket, valamint négyfajta, a fekete-fehér nyomatok nagysebességű előállítására képes berendezést (iR2220i, iR3320i, iR6000, LBP3260). Az összesen 101 újonnan telepített készülék nyomtató-megosztási feladatait hét szerver látja el (egyikük a nyomtatási és a költségfigyelési feladatokat ellátó PAS-szerver, a további hat kiszolgáló a hagyományos print-szerver funkciókat végzi).

Az új rendszer minden felhasználója mágneskártyás azonosítóval rendelkezik – a számítógépes munkahelyekről küldött nyomtatási parancs eredményeként a felhasználó csak azután veheti kézbe az elkészült dokumentumot, ha kártyájával az irodaépületbe telepített bármelyik készüléknél azonosította magát. Másoláskor szintén használni kell a kártyákat – ennek eredményeként a költség-menedzselési szolgáltatást biztosító szoftver (PAS) személyhez rendelten rögzíti a géphasználati eseményeket. Ezen egyéni felhasználások havonta kerülnek költséghelyes összesítésre a PAS rendszer adatbázisából.

Patakfalvi István, a Dunaferr projektvezetője így foglalta össze tapasztalatait:
„A Dunaferrnél évente százmillió forintos nagyságrendben kellett gondolkodnunk a nyomtatási, másolási feladatokhoz kapcsolódó kiadásokról, így fontos számunkra, hogy a magas nyomtatási minőség és a gyorsaság mellett elsődleges szempontként kezeljük a költségmenedzselés lehetőségeit. Többek között ezért döntöttünk az outsourcing-konstrukció és a kiváló költségfigyelési és -ellenőrzési szolgáltatásokat kínáló megoldás mellett. Az első hónapok stabil működési tapasztalatai után megkezdtük régi irodatechnikai eszközparkunk leépítését.”