Számlajóváhagyás elektronikus alapokon

A vállalatirányítási és az ügyfélkezelő rendszerek kiépítése után számos nagyvállalat mérte fel pénzügyileg kockázatos folyamatait, és döntött úgy, hogy számla-jóváhagyási folyamatát elektronikus alapokra helyezi. Az eredmény: felgyorsult és rendszerezett munkafolyamatok, a számlák elvesztéséből adódó költségek és károk radikális csökkenése, elégedett vállalatvezetők.

A szervezetileg és földrajzilag erősen strukturált nagyvállalatoknál a szállítói számlák beérkezése és kifizetése között egy többszereplős, bonyolult igazolási folyamatnak kell végbemennie. Ez egyes vállalatok esetében akár a harminc napot is meghaladva késedelmi kamatok fizetéséhez, a szállítói kapcsolatok megromlásához vezethet. „A számla-jóváhagyási folyamat elektronikus alapokra helyezésével mindez elkerülhető.” – mondta Csendes Balázs, az elektronikus dokumentumkezelési piac egyik hazai szereplője, az ADM Informatikai Kft. ügyvezetője.

„Példaként említhetők a beruházási folyamatok, melyek az előkészítéstől a megvalósulásig – a szervezeti hierarchiától függően – nagyon sok döntési pontot tartalmaznak, ezért náluk a naprakész adminisztráció és a gyors ügyintézés a siker elengedhetetlen feltétele. A keletkező nagy mennyiségű dokumentum manuális nyomon követése már nem oldható meg hatékonyan, a legapróbb adminisztrációs hiba vagy néhány napos késedelem komoly anyagi következményekkel járhat.”

A BorsodChem Rt. az egyik olyan cég, amely beruházási programjának beindításával párhuzamosan a dokumentumkezelés elektronizálását is végrehajtotta. „Olyan rendszert kerestünk, amely a már kialakított belső folyamatainkhoz alakítható, nem pedig a rendszerhez kell a folyamatokat alakítani.” – nyilatkozta Panyiczki Péter, a BorsodChem Rt. koordinációs osztályvezetője. A cég választása az ORCHI Digitális Iroda megoldásra esett, melynek úgynevezett workflow modulja segíti a beruházások többlépcsős munkafolyamatainak elvégzését, ezáltal könnyen ütemezhetővé és ellenőrizhetővé teszi őket. A rendszer képes automatikusan kiosztani a feladatokat az elvégzéséért felelős csoportnak, figyeli a határidőket, figyelmezteti a felhasználót, jelentéseket készít, formanyomtatványokat tölt ki.

Természetesen a számlajóváhagyási folyamat elektronikus alapokra helyezése nemcsak a beruházások terén lehet kifizetődő. A három megyében mintegy harminc telephelyen működő Démász Rt. a számla-jóváhagyási eljárását az ORCHI bevezetése gyakorlatilag öt napra csökkentette, az igazolás során pedig az igazoló személy már nemcsak a végösszeget, hanem a számla digitális képét is láthatja.

„A Démászhoz hasonló tagoltságú és iratmennyiséggel dolgozó referenciák, valamint az ár-érték arány és a rugalmasság mellett döntő szempont volt, hogy az ORCHI magyar fejlesztés.” – mondta Szécsényi Ferencné, a Démász Rt. informatikai vezetője. „Úgy gondoljuk, hogy a magyar fejlesztők ebben a témakörben jól ismerik a hazai viszonyokat, a magyar jogszabályi környezetet és gyorsan képesek végrehajtani az igényelt módosításokat. Bármennyire is egy tipizálható folyamatról esik szó, amikor az iratkezelés informatikai támogatásáról beszélünk, minden vállalatnál megjelennek a folyamat egyedi elemei is, erre rugalmasan kell reagálnia a rendszernek és a fejlesztőnek egyaránt.”

Csendes Balázs elmondta, hogy ügyfeleik elégedettségét jól mutatja, hogy az elmúlt csaknem két év alatt az ORCHI Digitális Iroda a hazai szoftverek közül egyedülálló rugalmasságával és integrálhatóságával öt óriásvállalat: a BorsodChem Rt., a Délmagyarországi Áramszolgáltató Rt., a Fővárosi Gázművek Rt., a Fővárosi Vízművek Rt., a Mol Magyar Olaj- és Gázipari Rt. bizalmát nyerte el. Szintén az elégedettséget mutatja az a tény, hogy az ügyfelek a számla-jóváhagyási folyamatok elektronikus alapokra helyezését követően újabb és újabb folyamatokra, így az iktatás, majd az archiválás támogatására is az ADM fejlesztését választották. „Nagyvállalati referenciáink jó alapot jelentenek nagyarányú piaci bővülésünkhöz a megerősödött középvállalkozások piacán.” – jelentette ki Csendes Balázs, az ADM ügyvezetője.