SAP az ELTE-n a KPMG támogatásával

Sikerrel debütált az SAP integrált informatikai gazdálkodási rendszere az Eötvös Loránd Tudományegyetemen. A mindennapi működést alapvetően megkönnyítő, a gazdálkodási, pénzügyi és számviteli folyamatokat egyetlen rendszerben kezelő szoftvercsomagot mintegy fél év alatt vezették be a KPMG tanácsadói – a hazai felsőoktatási intézmények közül elsőként – az ELTE-n. Végső tesztként a 2005 évi első negyedéves zárást már az új rendszerben végezték az egyetemen. A közeljövőben számos további felsőoktatási intézmény tervezi hasonló, integrált rendszer telepítését és üzemeltetését.

A KPMG Tanácsadó Kft. 2004 augusztusában nyerte el az ELTE integrált gazdálkodási információs rendszerének bevezetésére kiírt pályázatot. A szűk határidők ellenére az SAP-rendszer ütemezés szerint készült el. Az éles indulás 2005. január elején megtörtént, majd az első negyedéves zárást is már az új rendszerben végezték.

„Az új rendszer fegyelmezettebb ügyvitelt, a bizonylatok feldolgozásában (kontírozásában) alaposabb előkészítést igényel, mint a korábbi rendszereink, de integráltságánál fogva gyorsabbá teszi a könyvelést, valamint a kincstári egyeztetéseket, a havi, negyedéves jelentéseket és a beszámolók kitöltését. A kötelezettségvállalások bejegyzésével és az automatikus fedezetvizsgálattal biztonságosabbá és átláthatóbbá válik a gazdálkodás.” – hangsúlyozta Bán Tamásné, az ELTE gazdasági főigazgató-helyettese.

Az SAP-rendszer támogatásával az egyetem a költségvetési szervek számára előírt pénzforgalmi szemléletet és speciális jogszabályokat betartva készítheti el költségvetési beszámolóit és jelentéseit.

„Bár ez volt az első felsőoktatási intézmény, ahol SAP-bevezetésben részt vettünk, korábban több nagyvállalat mellett számos költségvetési szervnél végeztünk hasonló munkát, így volt tapasztalatunk a speciális költségvetési igényekről.” – hangsúlyozta a KPMG tanácsadói csapatát vezető Kórász Tamás szenior menedzser.

A KPMG munkája kiterjedt a helyzetfelmérésre, a koncepció kidolgozására, a szoftverrendszerek telepítésére, majd testre szabására és a helyi paraméterek szerinti további finomításra, végül a munkatársak betanítására. Feladatuk volt a pénzügyi, számviteli és beszerzési folyamatok, az analitikus nyilvántartások kezelése, a készletvezetés, a tárgyieszköz-gazdálkodás, a számlázás, az előirányzat-gazdálkodás és a keretfigyelések megvalósítása.

A rendszerbevezetés további előnye, hogy egy interface-kapcsolattal lehetővé vált az összeköttetés a gazdálkodási folyamatokat kezelő SAP és a diákokkal kapcsolatos adminisztratív feladatokat ellátó egyetemi tanulmányi rendszer között. Eddig például, ha egy diák befizette a kollégiumi díjat, akkor arról nyomtatvány készült, amit újra rögzíteni kellett a pénzügyi és számviteli rendszerekben – az interface-kapcsolaton keresztül mindez automatikussá válik.

Jelenleg mintegy ötven felhasználó végzi az SAP-rendszerben a hat egyetemi és két főiskolai kar, valamint számos egyéb önálló gazdálkodó egység (kollégiumok, gyakorlóiskolák, óvodák, egyetemi könyvtár stb.) gazdálkodásának adatfeldolgozását.