Atigris: Filing Cabinet a HungaroControlnál

Az Atigris Informatika Rt. Filing Cabinet elektronikus iktató és dokumentumkezelő rendszerének bevezetésével a HungaroControl célja a korábbi decentralizált, papír alapú iktatás kiváltása volt centralizált, elektronikus iktatással. Így az iratok gyorsan, megbízhatóan, elektronikusan jutnak el a címzettekhez, ügyintézőkhöz az iratkezelő munkatársakat tehermentesítve. Ezen felül a pályázatok, szerződések tárolása, nyilvántartása és a kezelésüket végző folyamatok számos automatizmussal történő hatékony támogatása valósult meg.

A rendszer fő funkciói: Érkeztetés (Érkeztető-könyv, Átadólisták, Iktatóhely); Iktatás a bejövő, kimenő, belső iratokra; Archiválás (papír alapú iratok digitalizálása és csatolása az elektronikus iktatókönyvbe); Szignálás Ügyintézőnek és Szervezetnek; Ügyintézés; Postázás (Automatikus postakönyv készítése, Automatikus ragszámozás és bérmentesítés); Irattárazás; Faxküldés; Közbeszerzési tevékenység adminisztratív támogatása; Szerződések nyilvántartása; Belső rendelkezések kiadási, publikálási és nyilvántartási folyamatának implementálása.

Az iktatórendszer mintegy 130 felhasználót szolgál ki.

A rendszer kombinált felhasználó, illetve szerepkör szintű jogosultsági rendszeren alapul, ez teszi lehetővé a felhasználói szerepkörök és az ezekhez tartozó jogosultságok kezelését és érvényesítését. Megkülönböztetünk Bizalmas és nem bizalmas iratokat. A Filing Cabinet integrálódik az intézmény Exchange levelező rendszerével, fax szerverével, az AD címtárral.

A Pályázattár a Közbeszerzési Osztály és a beszerzéseket lebonyolító osztályok által kezelt közbeszerzési eljárások során keletkező dokumentumok, és azok jellemző adatainak strukturált tárolását valósítja meg. Eljárásonként tartalmazza a létrejövő dokumentumokat, követi az egyes eljárások során elvégzendő tevékenységeket. A rendszer a dokumentumok tárolásán kívül azok főbb jellemzőit, illetve a pályázatok és hozzájuk kapcsolódó tevékenységek jellemzőit is tárolni tudja egyedi Tulajdonságlapok segítségével.

A Szerződéstár az intézmény szerződéseinek (közbeszerzési eljárás, egyszerűsített eljárás, valamint egyéb működési eljárás alapján létrejött), illetve a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok (szerződésmódosítások, jegyzőkönyvek, számlák, teljesítésigazolások stb.) és jellemző adatainak strukturált, projektenkénti tárolását valósítja meg. A rendszer a dokumentumok tárolásán kívül azok főbb jellemzőit, illetve a projektek jellemzőit is tárolni tudja egyedi Tulajdonságlapok segítségével.

A felhasználó barát kezelőfelület könnyű kezelhetőséget, a rendszer kiváló kereshetőséget és gyors működést biztosít.