134 éves cég, a legfrissebb technológiával

A Győr-Sopron-Ebenfurti Vasút Zártkörűen Működő Részvénytársaság (GYSEV) az 1872. évi XXVII. törvénnyel nyújtott engedélyokirat alapján alakult meg. 1923 óta soproni székhelyű, egységes társaság, mely Ausztria és Magyarország területén két, tulajdoni, gazdálkodási és elszámolási rendszere szempontjából önálló, az adott ország előírásai szerint üzemelő vállalkozást tart fenn. Fő tevékenysége ma a vasúti személy- és áruszállítás lebonyolítása Győr és Ebenfurth, Sopron és Szombathely állomások között. Tevékenysége kiterjed az 1897-ben koncessziót kapott, és üzemkezelési szerződés alapján a GYSEV Zrt. által üzemeltetett Fertővidéki Helyiérdekű Vasút Részvénytársaság (FHÉV Rt.) vonalára is Fertőszentmiklós és Neusiedl am See állomás között.

A GYSEV Zrt., 2005. novemberében kért árajánlatot a Montana Zrt-től addigi iratkezelő eljárásának modernizálására. MonDoc System iratkezelő rendszerének konfigurálható, standard verzióját ajánlotta, néhány olyan opcióval kiegészítve, amelyek alkalmasak voltak arra, hogy a GYSEV ügyviteli eljárásaihoz való illesztéséhez.

A bevezetés március közepén egy alap MonDoc System standard verzió feltelepítésével kezdődött. Ennek alapján a Montana munkatársai felmérték, hogy a GYSEV számára milyen konfigurációs beállítások szükségesek. A felmérés során a Montana lehetőséget biztosított arra, hogy a GYSEV a MonDoc System teljes rendszerét a rendszer bevezetése előtt kipróbálhassa. Ezzel jelentősen csökkent annak kockázata, hogy az éles üzem elején derüljenek ki a még szükséges funkcionális módosítások.

A felmerült új igények pontosítása után a Montana kiegészítő árajánlatot adott. Ennek elfogadása után, május elején elkezdődött a fejlesztés. A rendszer telepítését, konfigurálását ügyfélteszt és oktatás követte. Az átadás ezek után, július 10-én történt meg. Az oktatáson a kulcsfelhasználók felkészítését szolgálta. A GYSEV munkatársainak oktatása a nyár folyamán folytatódik. A MonDoc System rendszerét összesen kétszázan fogják mindennapi munkájukban felhasználni. A kezelt iratok éves száma meghaladja az ötvenezret. Az éles üzem szeptember 1-jén indul. A GYSEV jelenlegi iktatórendszeréből az adatok migrálására az éles üzem beindítása után kerül sor.

A projekt keretében leszállított MonDoc System alkalmazás lehetővé teszi a GYSEV számára, hogy beérkező, kimenő és belső dokumentumait egységesen, az összes telephely által azonos módon kezelje. A MonDoc System biztosítja az alapvető érkeztető, iktató, szignáló és irattári funkciókat. Emellett az MS Outlookba integrálódó kliens programmal lehetőséget nyújt az e-mailek egyszerű iktatására is. Ezzel kiküszöböli a papíralapú iratok mellett elkallódó e-mailek problémáját. A GYSEV hálózati szkennereinek segítségével a beérkezett dokumentumok szkennelt képét a MonDoc System automatikusan a megfelelő érkeztetéshez, majd onnan az iktatáshoz csatolja. Így az ügyintézés során nincs szükség a papír alapú iratok mozgatására.