A rendszerváltás éve lehet 2011

Figyelembe véve a nemzetközi tapasztalatokat, a hat-hét éve bevezetett ERP-rendszerek felhasználói lassan válaszút elé kerülnek: cseréljenek vagy meglévő rendszerüket fejlesszék tovább a vállalatok?

A korábban a nagyvállalatok privilégiumának számító integrált vállalatirányítási (ERP) rendszerek 2004-es uniós csatlakozásunkat követően a kis- és középvállalati szektorban is tömegesen kezdtek elterjedni. Az ERP-rendszerek elterjedését nagymértékben ösztönözte az EU-finanszírozású pályázati lehetőségek megjelenése, valamint a hazai vállalatok számára megnyíló európai piacokra való beszállítási lehetőségek és az ezek nyomán megjelenő új üzleti követelmények is. A hat-hét éve bevezetett ERP-rendszerek szerencsés esetben már megtermelték beruházási költségeiket, illetve az első ERP-vásárló vállalatokból azóta tapasztalt ERP-felhasználók lettek.

Előbb vagy utóbb felvetődik a rendszercsere gondolata, azonban a korábbi rendszerbevezetés tapasztalatai olykor komoly visszatartó erőt képviselnek. Pedig a második ERP-bevezetés általában már lényegesen gördülékenyebben zajlik – számol be tapasztalatairól Weiszbart Zsolt, a nemzetközi ERP-szállító IFS magyar leányvállalatának ügyvezető igazgatója. Ezekben az esetekben ugyanis már nem “nulláról”, illetve – ami sokszor még bonyolultabb – tucatnyi szigetrendszerből kell kiindulni, hanem a vállalat már rendelkezik szabályozott, dokumentált üzleti folyamatokkal, valamint az azokat ismerő tapasztalt ERP-felhasználókkal, akik tisztában vannak az integrált rendszerek alapvető sajátosságaival, például hogy a munkatársak tevékenysége bizony szorosan összefügg a rendszer által támogatott üzleti folyamatok mentén. Az ügyvezető szerint további könnyebbség egy második bevezetésnél, hogy az adatok elektronikus módon, egységes formában, egy rendszerben állnak rendelkezésre, melyeket egyszerűen át lehet tölteni az új rendszerbe. Ebben az esetben is érdemes azonban adattisztítást végezni, illetve alaposan átgondolni, hogy mely adatokra lesz szükség az új rendszerben, és csak azokat áttölteni, hívta fel a figyelmet Weiszbart Zsolt. Az ügyvezető hozzátette, hogy az IFS Applications olyan adatmigrációs eszközzel rendelkezik, mely kellően felhasználóbarát ahhoz, hogy az adatok áttöltését az ügyfél saját maga is elvégezhesse, amennyiben így dönt. Az adatáttöltést jelentősen egyszerűsíti, hogy a migrációs eszköz az egyszerű mezőből mezőbe való áttöltésen kívül összetett feltételek kiértékelése vagy akár komplex eljárások alapján is képes végrehajtani a migrációt, ami végső soron azt jelenti, hogy az adatok áttöltése kevesebb menetben végezhető el, illetve csökkenthető az adatok előkészítésére fordított idő. Az eszköz az áttöltéssel egy időben validálja is az adatokat, így a nem megfelelő adatok nagy része még áttöltéskor kiszűrhető.

A fenti gondolatok igyekeznek eloszlatni a rendszercserével kapcsolatos aggodalmakat, azonban önmagában az, hogy egy ERP-rendszer bevezetése óta eltelt hat-hét év, még nem jelenti azt, hogy feltétlenül le kell cserélni azt, folytatja Weiszbart Zsolt. A döntéshez két dolgot kell górcső alá venni: a terméket és a megoldást. Míg a terméken magát az ERP-szoftvert érti az ügyvezető, addig a megoldáson a szoftver, valamint az ERP-szállító munkatársainak szakértelme, tapasztalata kombinációjaként az ügyfél igényei, üzleti folyamatai alapján létrejött testreszabott rendszert. Utóbbi esetben tehát nagy hangsúly van a rendszert bevezető cégen, illetve a bevezetést végző szakembereken. Mivel a megoldás a termékből vezethető le, nem megfelelő termékkel lehetetlen megfelelő megoldást létrehozni, ugyanakkor a világ legjobb termékével sem lehet megfelelő megoldást kialakítani az ügyfél iparágában tapasztalattal rendelkező, illetve a terméket kiválóan ismerő szakemberek nélkül.

Először a termékkel kapcsolatban érdemes megvizsgálni, hogy a szoftver fejlesztője mennyire követi a technológiai változásokat, beépíti-e folyamatosan az új technológiai megoldásokat szoftverébe, hogy ezek előnyeit kiaknázhassák az ügyfelek. Fontos a modularitás, valamint hogy a termék könnyedén együtt tudjon működni más szállítótól származó szoftverekkel. Nyílt szabványokra épüljön, hogy a vállalat ne legyen hosszú távon egy szállítóhoz kötve. Nem árt, ha a szoftver SOA-képes, azaz szolgáltatás-központú architektúrában képes együttműködni a többi alkalmazással. Érdemes megvizsgálni, hogy a termék rendelkezik-e olyan mélységű funkcionalitással, ami a vállalat folyamatainak támogatásához szükséges. Milyen jövőképpel, esetleg már működő funkciókkal rendelkezik a termék a legújabb trendek, például felhasználói hatékonyság, felhasználói élmény, közösségi funkciók ERP-ben való alkalmazása, a felhőszámítás vagy a mobilitás terén.

Ami a megoldást illeti, érdemes áttekinteni, hogy az milyen mértékben támogatja a vállalat üzleti folyamatait. Vannak-e esetleg a vállalat tevékenységének olyan részei, melyet a megoldás nem vagy csak részben, esetleg körülményesen támogat. Amennyiben így van, akkor az ok a termék hiányos funkcionalitására vezethető vissza, vagy a bevezető csapat nem kellően tapasztalt, esetleg a szállító nem kellően rugalmas? Általában is érdemes végiggondolni, hogy milyen a vállalat kapcsolata az ERP-szállítóval, sikeres volt-e a bevezetés, megfelelően végzik-e a terméktámogatást, miként reagálnak a vállalat kérdéseire, új igényeire.

Amennyiben a fenti elemek áttekintéséből az derül ki, hogy a helyzeten csak rendszer és/vagy szállító cserével lehet javítani, akkor nem kell félni a váltástól, véli az IFS ügyvezetője. Weiszbart Zsolt két példát is említett az elmúlt év üzletei közül, amikor meglévő, működő ERP-rendszert cseréltek az IFS megoldására. A tiszaújvárosi műanyagipari alapanyaggyártó Inno-Comp Kft. egy klasszikus magyar rendszert, míg a szembe ültethető lencsék vezető gyártója, a Medicontur egy nemzetközi rendszert cserélt IFS Applications alapon megvalósított megoldásra.