Otthonról dolgoznál? Így csináld!

Az online kommunikációs megoldások és az irodai eszközök fejlődésével már otthonunkban is éppen olyan hatékonyan tudjuk ellátni feladatainkat, mintha bent ülnénk az irodában. De ehhez tényleg csak a megfelelő technológiára van szükségünk? Vagy munkaszervezésben, esetleg lelkileg is fel kell készülnünk az otthoni munkára? El tudjuk kerülni, hogy az otthon végzett munka elhatalmasodjon az életünkön? Az innovatív irodaszer márkaként ismert Leitz felmérése többek között ezekre a kérdésekre kereste a választ.

A világ egyértelműen a rugalmas munkavégzés felé halad. Kutatások kimutatták, hogy a gazdaságilag fejlett országokban a munkavállalók közel fele a munkaidő egy részében otthonról dolgozik, sőt ez az arány az irodai alkalmazottak, illetve szellemi munkát végzők körében mintegy 80%-ra tehető. Hasonló eredményt mutat a Leitz felmérése is, mely szerint az európai dolgozók 62%-a ma már minden héten munkája egy részét otthonról végzi el.

Munka otthonról – 20%-kal kevesebb pénzért?

Az otthoni munkavégzés sokféle dolgot jelenthet: a teljes munkaidőre kiterjedő, irodán kívül végzett („off-site”) munkától kezdve azon keresztül, hogy előzetes megállapodás alapján havonta vagy hetente néhány napot otthonról dolgozunk, egészen addig, hogy egy-két órára esténként vagy hétvégén leülünk a számítógépünk elé. A Leitz által megkérdezett munkavállalók közel fele azt nyilatkozta, hogy jelenlegi fizetése 20%-át is hajlandó lenne feláldozni azért, hogy saját lakásában dolgozhasson. Az otthoni munkavégzés lehetősége tehát sokunk számára vonzó tényező, és fontos eleme lehet akár egy állásajánlatnak is, de éppen ezért egyre aktuálisabbá válik a kérdés: valóban fel vagyunk készülve arra, hogy otthonról végezzük el irodai teendőinket?

A megfelelő technológia és infrastruktúra mellett a szakmai háttér is alapvető fontosságú

A technológia fejlődésének köszönhetően a munkaadók napjainkban komolyabb beruházás nélkül is képesek olyan eszközöket és technikai megoldásokat bocsátani dolgozóik rendelkezésére, amelyekkel a munkavállalók a nappaliban, a teraszon vagy akár a kertben is teljes értékű munkát tudnak végezni. A szellemi munkával foglalkozók ma már egyetlen laptoppal és vezeték nélküli interneteléréssel feladataik nagyon nagy százalékát el tudják látni.

Nagyobb cégek az alap infrastruktúra biztosítása mellett külön távmunka utasításban fektetik le az otthoni munkavégzés során betartandó szabályokat. Van, ahol például előírják, hogy az otthonunk többi részétől jól elválasztott helyiségben lehet csak dolgozni. Ugyanígy feltétel lehet az is, hogy az asztal munkafelülete megfelelő megvilágítással rendelkezzen, a gyakran használt tárgyak könnyen elérhetők legyenek, és használatuk ne igényelje a törzs elfordítását.

Azonban még a leghaladóbb szellemű vállalatoknál is sokkal több ráfordítás lenne szükséges ahhoz, hogy a szakmai tréningek tematikájába beemeljék a távmunkával kapcsolatos egyéb tudnivalókat, például rendkívül fontos lenne, hogy lelkileg is felkészítsék dolgozóikat az otthoni munkavégzéssel együtt járó kihívásokra.

Lélekben is fel kell készülnünk a távmunkára

Az otthoni munkavégzés kétségkívül sok előnnyel jár úgy a munkaadók, mint a munkavállalók számára, azonban ezeknek a pozitívumoknak sok egyéb tényezőt kell kiegyenlíteniük. Ha a dolgozó például nem rendelkezik kellő önállósággal, illetve nincs meg az irodán kívüli hatékony munkához szükséges önfegyelme, és nem képes saját maga beosztani az idejét, akkor a teljesítménye rövid időn belül romolhat, a munka könnyen feltorlódhat.

A Leitz által megkérdezettek számára a megszakítások hiánya az egyik legfontosabb előny, amit az otthoni munkavégzés jelent. Ha ugyanis sem a kollégák, sem a telefoncsörgések nem zavarnak meg munkavégzés közben, nyilvánvalóan könnyebben mélyülünk el a nagy koncentrációt igénylő feladatokban, és hatékonyabban, kreatívabban teljesíthetünk.

A Stanford Unversity kutatása szerint azonban a megkérdezettek többsége éppen az egyedüllétet, a gyengülő emberi és szakmai kapcsolatokat említi az otthoni munkavégzés legfőbb hátrányaként. Ezt erősíti meg a Leitz felmérése is, amelyben a válaszadók több mint harmada fél az elszigeteltségtől, a lehetőségekről való lemaradástól, és azt tartja a mobil-, illetve otthoni munkavégzés alapvető veszélyének, hogy esetleg nem elérhető kollégái számára, illetve az egyes projekteknél emiatt már nem is veszik figyelembe.

Sokan viszont éppen attól tartanak, hogy otthoni környezetben – többek között a szomszédból átszűrődő zajok, a kutyaugatás vagy a gyerekek hazaérkezése miatt – képtelenek megfelelően koncentrálni a munkájukra és ezért a szükségesnél jóval több időt kell tölteniük az íróasztal előtt. A munka és a magánélet határainak elmosódása vagy a túlterheltség, esetleg az étkezések kimaradása mind olyan problémák, amelyek hosszútávon komoly egészségügyi és pszichés gondokat okozhatnak.

Az otthoni munkavégzés 7 aranyszabálya

Az otthoni munkavégzéshez sincs tökéletes recept, de ahhoz, hogy ne váljon számunkra teherré, néhány dolgot mindenképpen érdemes szem előtt tartanunk – ehhez szolgál segítségül a Leitz iránymutatása.

1. Mindig legyünk tisztában azzal, hogy pontosan milyen teendőink vannak!

Készítsünk magunknak listát azokról a feladatokról, amelyeket otthon kell elvégeznünk. A „to-do” lista segítségével nem csak fel tudjuk sorolni teendőinket, de a fontossági sorrendet is meg tudjuk határozni. Így biztosak lehetünk abban, hogy mit kell még ma befejeznünk, és melyek azok a határidős munkák, amelyekre kifejezett figyelmet kell fordítani.

2. Indítsunk a legfontosabb feladatokkal!

Munkánkat mindig a leglényegesebb teendőkkel indítsuk vagy azokkal, amelyeket a legkevésbé kedvelünk, így a feladatok nehezét akkor tudjuk elvégezni, amikor még frissek vagyunk. A legújabb tanulmányok szerint egy nyugodt környezetben elfogyasztott kiadós reggeli javítja a rövid távú memóriát és növeli a koncentrációs képességet, szóval mostantól kezdve gondoljunk úgy a reggelire, mint az agy üzemanyagára!

3. Ne hagyjuk, hogy bármi elterelje a figyelmünket!

Otthonunkban alakítsunk ki saját „dolgozószobát” vagy egy kis munkasarkot, ahová elvonulva könnyedén kizárhatjuk a külső környezetünkből beszűrődő zajokat. Egy kényelmes karfás szék és egy jól megvilágított dolgozóasztal szintén segít a koncentráció fenntartásában. A munkavégzés során pedig bármikor dönthetünk úgy, hogy lenémítjuk a mobiltelefonunkat, kilépünk a levelezésünkből, és kizárólag az előttünk álló feladatra összpontosítunk. Így sokkal hatékonyabban tudunk dolgozni, és egy-két offline óra miatt feltehetőleg nem maradunk le semmiről.

4. Iktassunk be jól megérdemelt szüneteket!

Igenis szükség van néhány perc kikapcsolódásra – még akkor is, ha otthonunkból dolgozunk. Ha úgy érezzük, elfáradtunk vagy kevésbé tudunk koncentrálni, hallgassunk egy kis zenét, menjünk ki az erkélyre vagy az udvarra egy-két percre, és máris felfrissülve folytathatjuk a munkát. Emellett pár perces szempihentető gyakorlatot is tarthatunk. Az ún. 20-20-20 szabály csökkenteni tudja a szem erőltetését: minden huszadik perc után, amit a gép előtt töltünk, tekintsünk egy tőlünk körülbelül 20 méterre lévő tárgyra, majd tartsuk rajta a tekintetünket 20 másodpercen keresztül.

5. Ne engedjük, hogy a munka eluralkodjon rajtunk!

Ha az irodánk csak pár lépésre van tőlünk, hajlamosak vagyunk még késő este is ránézni céges levelezésünkre. Ez nagyon rossz gyakorlat! A munkaidő végén „tiltsuk” el magunkat a munkától! Ha befejeztük az aznapra beütemezett feladatokat, próbáljunk elszakadni a számítógépünktől, és – ha csak nem vagyunk ügyeletben – kapcsoljuk ki a céges telefonunkat is. A reggel megtervezett napirendnek pedig mindig legyen része a családra fordított idő is.

6. A privát teendők közül, amit lehet, tegyünk el hétvégére!

A rugalmas időbeosztás többek között arról is szól, hogy több időt tölthetünk családtagjainkkal, illetve besegíthetünk a házimunkába is, de egy dolgot fontos megértetnünk velük. Ha otthonról dolgozunk, az nem azt jelenti, hogy szabadságon vagyunk, és ettől kezdve minden házimunkát ránk lehet bízni (például a bevásárlást, a hivatali ügyintézést vagy akár a fűnyírást). Érdemes családtagjainkkal előre tisztázni az új helyzetet, és kialakítani egy közös szabályrendszert, mondjuk, hogy munkaidőben nem intézünk privát ügyeket.

7. Küzdjünk az elszigeteltség ellen: maradjunk online!

Sok munkavállaló az egyedüllétet és az elszigeteltséget említi a hosszútávú otthoni munkavégzés legfőbb hátrányaként. Ma viszont már számos olyan online felület áll a dolgozók rendelkezésére, amelyeken keresztül folyamatosan kapcsolatban maradhatnak egymással. A Skype, a Google Hangouts, a Facetime, a Viber, a céges közösségi oldalak, a feladat- és projektmenedzsment rendszerek vagy akár a belső intranet mind-mind olyan virtuális találkozóhelyek, amelyek lehetővé teszik a munkavállalóknak, hogy akkor is láthatók legyenek vezetőik vagy kollégáik számára, amikor fizikailag nem tartózkodnak az irodában. Amellett, hogy időhatékonyságot és költségmegtakarítást eredményeznek, ezeken a csatornákon a felek ugyanolyan értékes kommunikációt tudnak folytatni egymással, mint a személyes találkozókon.